Wenn Non-Profit-Lizenzen auslaufen: Wie unser Verein durch Microsoft plötzlich alle Daten verlor

Wer sich zum Thema Backups informieren will: diese Folge des Chaosradios vom CCC-Berlin gibt einen guten Überblick über das Thema.

Chaosradio: Daten archivieren, wiederherstellen und löschen

Webseite der Episode:

Mediendatei: https://chaosradio.de/podlove/file/2011/s/feed/c/m4a/cr270-daten-speichern-archivieren-und-loeschen.m4a

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Ich finde interessant, wie die Diskussion auch um die Frage kreist, wie weit Allgemeinwissen reichen sollte und wo Spezialwissen beginnt, das von Normalsterblichen jenseits von Fachkreisen nicht erwartet werden kann. Das führt letztlich zur Frage nach dem Stand der Digitalkompetenz in Deutschland.

Im EU-Vergleich haben wir zaghaft aufgeholt, liegen aber immer noch unter dem Durchschnitt und weit hinter Spitzenländern wie den Niederlanden, Dänemark und Finnland:

(Quelle)

61 Prozent der Menschen in Deutschland ab 14 Jahren sind der Auffassung, dass dem Thema Digitalisierung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird (Quelle). In Schulen gibt es weiterhin keinen verpflichtenden IT-Unterricht für alle. Meine Wahrnehmung ist, dass auch die Fortbildung im Erwachsenenbereich schleppend verläuft. Anekdotisch kann ich sowohl aus meinem Privat- als auch aus meinem Berufsleben den Eindruck teilen, dass „Normalos“ aus anderen Ländern (insbesondere Vereinigte Staaten und England) souveräner mit digitalen Werkzeugen umgehen als hiesige „Normalos“.

Ohne Microsoft aus der Verantwortung nehmen zu wollen, lässt sich daraus auch ein politischer Auftrag für die Förderung von Digitalkompetenz ableiten, der mehr Menschen hilft, digitale Werkzeuge souverän zu nutzen.

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Ja, und das ist ein weiteres Risiko. Politisch sollte inzwischen allen klar sein, dass wir uns nicht mehr so wie früher darauf verlassen können, dass die USA die Sicherheit der Europäer gerantieren. Und die von Dir angesprochene Abhängigkeit vieler Firmen von US-amerikanischen Anbietern verschärft das Problem.

Bei Firmen gibt es das Problem, dass es Geld kostet, von den USA unabhängiger zu werden, und die entsprechenden betriebswirtschaftlichen Entscheidungen dazu führen, dass wir als europäische Volkswirt massiv von den USA abhängig sind.

Auch das ist ein Grund, dass wir endlich eine europäische Wirtschaftspolitik einführen sollten, die Europäische Interessen vertritt, auch gegen die Interessen unserer globaler Konkurrenten, und uns nicht weiter naiv immer abhängiger und damit erpressbarer machen.

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Da kann ich nur zustimmen: Neben Digitalkompetenz ist Unabhängigkeit die zweite große Aufgabe, der die europäische Politik mehr Aufmerksamkeit schenken sollte. Die Herausforderung ist zweifach:

  • Menschen und Institutionen sind träge. Warum wechseln, wenn alles läuft? Ich denke, dieser Punkt kann durch mehr Digitalkompetenz zumindest entschärft werden. Wenn Menschen ein Bewusstsein für die Bedeutung von Unabhängigkeit entwickeln und wenn sie Konzepte des digitalen Arbeitens so verinnerlicht haben, dass sie sie in alternativen Produkten wiedererkennen, auch wenn Bezeichnungen, Symbole oder einzelne Arbeitsabläufe abweichen, dann dürfte der Wechsel leichter fallen.
  • So schön LibreOffice, OnlyOffice, Collabora, Nextcloud und demnächst Euro-Office sind: Zur Wahrheit gehört auch, dass diese Pakete Microsoft und Google nur teilweise ersetzen können. Vom Standpunkt der Funktionsvielfalt sind Wechselvorbehalte mehr als eine Ausrede. Wir müssen dringend die Vielseitigkeit unabhängiger Lösungen verbessern, damit sie nicht nur zu den Platzhirschen aufschließen, sondern ihnen vielleicht auch mal eine Nasenlänge voraus sind.
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Ich bedaure euren Verlust und euer Lage zutiefst.

Trotzdem muss ich sage: Glück im Unglück.

Wer sich mit Cloud-Diensten und dann auch noch bei MS, Amazon, Google oder Apple in Anhängigkeit begibt, hat - in der „Natur“ dieser Technologie liegendes - stetig steigende Risiken im Hinblick auf Security-Breaches, Daten-Leaks, Daten-Verlust, Usabilty-Variationen, Kompatibilitäts- sowie Interoperabilitäts-Probleme.Cloud-Dienste sind per se wie SAP gestrickt: Pass Deine Organisation dem Produkt an.

Deutsche Hoster (wie etwa DomainFactory) bieten inländische, oft Open Source basierende Services an. Das entschärft zwar nicht sämtliche Fallen, aber einige.

Für NGOs, wie für viele Unternehmen und für alle Privatleute gibt es eine nahezu unüberschaubare Vielfalt an Selfhosting-Lösungen. Als Beispiel sei hier nur die von Debian geschneiderte Freedom Box erwähnt, die von jedem, der einen PC oder ein Smartphone zu bedienen in der Lage ist, einfach aber trotzdem sicher bereitgestellt und genutzt werden kann. Ohne Vollzeit-Admin! Ohne regelmäßige Kosten, Ohne Abhängigkeit und unbegründetes Vertauen zu wildfremden Leuten.

Also ganz kurz: Wer mit kommerziellen Clouds auf die Nase fällt, ist leider selber schuld, hat aber zahlreiche Alternativen verfügbar.

Ich wünsche euch weiterhin guten Erfolg!

Wenn man Petabyte an Daten hat, hat man aber keinen pfriemeligen kostenlosen Account, der sang- und klanglos im Nirvana verschwindet, sondern einen Vertrag mit Service Level Agreements, die sich dann auf Schadenersatz einklagen lassen.

Und natürlich kann man das lokal sichern, z.B. auf Bändern. Man braucht dann auch Mitarbeiter, die sich kümmern, mit Ehrenamtlichen haut das bei Petabytes nicht hin.

Mit dem Ausgangsbeitrag sollte man das m.E. nicht vergleichen, und nicht Äpfel und Birnen vergleichen.

Viele Grüße,

Joachim

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Also ganz kurz: Wer mit kommerziellen Clouds auf die Nase fällt, ist leider selber schuld, hat aber zahlreiche Alternativen verfügbar.

Weiß ich nicht.

Deutsche Hoster (wie etwa DomainFactory) bieten inländische, oft Open Source basierende Services an. Das entschärft zwar nicht sämtliche Fallen, aber einige.

Die werden Daten vermutlich auch nicht unendlich lange behalten, wenn ein Kunde sein Abo (unbewusst) beendet hat. Dass die Services Open Source sind, ist zwar schön, hätte aber im konkreten Fall auch nichts geändert.

Für NGOs, wie für viele Unternehmen und für alle Privatleute gibt es eine nahezu unüberschaubare Vielfalt an Selfhosting-Lösungen.

Ist dann natürlich viel mehr Aufwand. Und auch per se nicht sicherer. Auch hier müsste man sich um Backups bemühen. Was lässt dich glauben, dass man das in dem Fall machen würde, aber nicht im Fall vom Microsoft?

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Braucht es dafür IT-Fachleute oder darf man von „Normalos“ heutzutage nicht auch eine gewisses IT-Grundwissen erwarten? Solche Basics wie die Folgende, die nicht nur im Verein gelten sollten, sondern auch im eigenen Privaten Bereich.

  • Jemand muss den Mailposteingang auf wichtige Mails kontrollieren (Ankündigugn von Tariferhöhung und dann Abschaltung)
  • Wir müssen uns um ein professionelles Backup kümmern. Wollen wir uns auf den Backup des Hosters bzw. Cloud-Providers allein verlassen?
  • Passwort-Management: Jeder Account hat sein eigenes Passwort / Passwörter werden nicht für mehr als einem Account verwendet. Passwörter sollten komplex sein. Ohne einen guten Passwortmanager geht das nicht.
  • Dinge, z.B. Software/Apps wie Passwortmanager, die nix kosten, sind im Zweifel nicht zuverlässig. Entweder, sie kosten meine Daten. Oder sie können von heute auf morgen nicht mehr verfügbar sein
  • usw.

Ja, ich weiß, diese Ansprüche erfüllen viele Menschen in ihrem eigenen Bereich nicht. Vermutlich weil die Komplexität des Lebens den meisten von uns schlicht über den Kopf wächst.

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Um mal die Kirche im Dorf zu lassen: die Backups sind ja kein Selbstzweck sondern quasi eine Versicherung. Den Schaden, der entsteht, wenn die Daten weg sind, rechnet man gegen die Kosten, das Backup zu pflegen.

Ich sehe das einfach nicht so dramatisch, wie es bei dir klingt — Rechtsabteilung und Buchhaltung bilden den Rahmen, IT richtet sich entsprechend danach.

Im beschrieben Fall eines gemeinnützigen Vereins mit Ehrenamtlichen trifft das einfach nicht zu. Da ist das Backup auf einer USB Platte im Vereinsbüro eine naheliegende pragmatische Lösung. Und es nicht zu haben, ist fahrlässig.

Viele Grüße,

Joachim

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Da liegst Du natürlich richtig. Denn in allen Fällen, egal wo Deine Daten sind, egal wer Deine Services hostet bist immer Du (Der Service-Owner oder Service-Nutzer) für Datensicherung und Dateiwiederherstellung verantwortlich. Aus der Verantwortung kann man sich auch nicht herauskaufen. Nicht einmal mit dem zukauf eines Claud-Backup-Services.

Das eben nicht unbedingt, wie ich versucht hatte auszuführen und mit Beispielen unterlegte. Je nach gewähltem System ist der administrative Aufwand äußerst gring.

Aus meiner beruflichen Erfahrung in börsennotierten Unternehmen (Enterprises) Europas in der IT kann ich versichern, das auch heute kein Unternehmen - außer exessiven Datensammlern wie Google, Amazon, Meta, etc. - mehr als ein paar GiB bis wenige TiB relevante Daten zu sichern hat. Leider wissen weder die Cs im Vorstand und somit schin gar nicht die Admins, welche das sind und wo sie sich befinden. Das macht auch heute Backup&Restore zu einem mystischen tricky thing dessen Lösung aber im Daten-Management liegt. Bei kleineren Unternehmen ist das leicht lösbar: Was ich selbst geschaffen habe und was unwiederbringlich ist, sichere oft und sicher, was ich billig und schnell wiederbeschaffen kann, sichere ich nur, wenn ich zuviel Platz habe. Wenn Wiederanlaufzeiten relevant oder/und Ausfallzeiten teuer (Materiell oder reputierlich) sind: Cluster oder Warm/Hot-Standby.

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Sharepoint ist, neben Excel, mein liebstes MS Produkt (Seit 2003) sowohl als Nutzer als auch als Admin und (nur) dann kaum zu ersetzen, wenn Du SharePoint-spezifische komplexe Anwendungen implementiert hast. Das tun aber nur wenige große Unternehmen.

Alles andere kann gut, sicher und i.d.R. kostenlos durch Opensource substituiert werden.

Als Outlook Alternative nutze ich z.B. Evolution um auf meinen lokalen ExChange 2019 Server zuzugreifen, der demnächst durch FreedomBox ersetzt werden wird..

Erste Inspirationen findest Du hier: https://alternativeto.net/software/microsoft-sharepoint/?platform=linux

Die eigentliche Herausforderung besteht oft darin, die Benutzer aus der gewohnten, aber wirklich schlecht gemachten Microsoft Windows Welt abzuholen.

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Das war doch gar nicht der Punkt. Ulf hat behauptet, jeder ITler würde an dieser Stelle sagen, No Backup, No Mercy. Und mehr noch, dass man immer lokale Backups benötigt.

Ich habe darauf verwiesen, dass erstens der Anbieter in diesem und anderen Fällen Backups standardmäßig macht und Fälle aufgezählt, in denen echte ITler sicher nicht pauschal lokale Backups machen werden, Ulfs Aussage also deutlich übertrieben ist.

SLAs werden im Übrigen wenig bringen wenn eine US Regierung den großen Hyperscalern verbietet Europäern ihre Dienste zu beliefern. Die werden im Extremfall einfach auf höhere Gewalt oder ähnliches plädieren und sind aus der Verantwortung raus.

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?? Ulf hat in seinem 2. Post klargestellt, dass er beim Thema „private user bis zu KMUs“ geblieben sei.
Wenn man das Thema ausweitet, macht man das kenntlich, wenn man beim Thema bleibt, muss man das nicht extra erwähnen.
Hatte die erste Aussage nicht so verstanden, dass sie universell, jederzeit, überall absolut so gälte.

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Da müsste man jetzt definieren was relevante Daten sind. Allein unsere Kundendaten, Verträge, Kommunikation mit Kunden, Lieferantenverträge und Unterlagen sind schon im TB-Bereich. Dazu kommen IoT-Daten von Produktionsanlagen usw.. Das sind dutzende weitere TB. Und wir sind keinesfalls Google, Amazon oder Meta, sondern eher in der Größenordnung von Wacker o. ä..

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Digitale Kompetenz gehört genauso zum heutigen (über)Leben wie juristische. Das ist schon seit 2 Dekaden kein „Spezialwissen“ für Nerds mehr. Auch wenn Firmen wie etwa Apple gerne den Eindruck verbreiten, nur Nutzer zu sein wäre ausreichend. Das führte lediglich in gewünschte Anhängigkeiten frei nach dem Motto „Wer gar nichts weiß muss alles glauben“.

Neben der persönlichen Eigenverantwortung, sich den Notwendigkeiten des Lebens zu stellen, sehe ich aber auch die bisher vernachlässigte politische Verantwortung den Menschen das nötige Rüstzeug anzubieten. Zum Beispiel in Schulen, die zuerst die Welt in der wir Leben erklären und dann, wenn noch Zeit ist, die Kids für ihre Arbeit in der Wirtschaft vorbereiten.

Heute ist es noch anders herum.

Das ist ja genau mein Punkt. Das wird ja eben nicht gemacht. Stichworte sind Data-Owner und Management-Fehler. Wildes wegsichern von allem verursacht vor allem Probleme und Kosten. Insbesondere beim Wiederherstellen spezifischen Daten. Sonst wäre es ja easy: Mach (evtl. zumindest inkrementelle) Images von allem. Und versuch dann einmal auch nur der DSGVO gerecht zu werden und sämtliche Daten, einschlueßlich aus Backups, zu entfernen. Ich wünsche guten Erfolg. :innocent: