Wenn Non-Profit-Lizenzen auslaufen: Wie unser Verein durch Microsoft plötzlich alle Daten verlor

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Nun, wenn es nicht vertraulich wäre, würde ich dich zu uns einladen, damit dir die Infrastrukturabreilung zeigen kann, wie man ein ständiges 100 % Backup der wichtigen Unternehmensdaten vorhält. Die in der Cloud laufenden Systeme sind so abgesichert, dass der Datenverlust eines Störfalls maximal 15 Minuten beträgt. Im Katastrophenfall (Godzilla tritt aus Versehen auf das Rechenzentrum) geht das natürlich nicht so schnell, die IT, die im redundanten Rechenzentrum steht, braucht dann doch länger, um wieder hochzufahren.

Die Office 365 Daten befinden sich in einer anderen Cloud und werden wahrscheinlich nicht auf diesem hohen Niveau gesichert. Wie hier die Policy ist, weiß ich nicht, aber ganzlich ohne Backup sind Sharepoint & Co sicherlich nicht.

Lokal bedeutet übrigens nicht, das Backup ist auf einem Laptop im Kabuff neben dem Sekretariat. Es ist in einem Rechenzentrum woanders, nicht in den Cloud-Rechenzentren der Hyperscaler.

Und so leid es mir tut für den Verein: Der Datenverlust beruht auf doppeltem eigenen Fehler:

  • Kein Backup (Annahme: Microsoft wird es schon richten)
  • Preisänderungsankündigung übersehen

Dafür kann man keinem Anbieter etwas vorwerfen.

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Zwei Fragen, bevor man sich sinnvoll dazu äußern kann:

  1. Wie viel später habt ihr umgestellt?
  2. Was war die Karenzfrist und wie lang habt ihr überzogen?
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Noch gar nicht. Aber aufgrund deines Posts werde ich das noch diese Woche nachholen.

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Bei allem Respekt: Ich habe viele Jahre bei einem der großen Energieversorger in Deutschland mit mehreren Millionen Kunden als Data- und Cloud-Engineer gearbeitet. Global hatten wir eine mittlere achtstellige Zahl an Kunden. Heute bin ich als Lead-Entwickler bei einem anderen großen Energieunternehmen tätig, ebenfalls mit mehreren Millionen Kunden.

Ich denke, ich weiß, wie Unternehmens-IT im größeren Maßstab grundsätzlich aussieht. Und da kann ich dir und @vieuxrenard garantieren: Es gibt natürlich nicht für alle Unternehmensdaten lokale Backups. Nochmal: Das wären Petabytes an Daten, die rollierend inkrementell sowie regelmäßig als Full-Snapshot gesichert werden müssten. Und eigentlich bräuchte man dann noch ein Backup des Backups. Wie viele Festplatten soll man dafür vorhalten? Das macht man vielleicht bei der LdN mit 20 Mitarbeitenden, aber sicher nicht mehr in echter Größenordnung.

Es gibt klare Richtlinien, was man on‑premise im eigenen Datacenter sichern sollte (unternehmenskritische Daten, Vertragsdaten usw.), da bin ich bei euch. Aber es gibt auch etliches, das nicht lokal gesichert wird: zum Beispiel GIT-Repositories, die ausschließlich bei Azure DevOps, GitHub oder ähnlichen Services liegen und sicher nicht mehr mit vollständiger Historie lokal vorgehalten werden. Oder Sensordaten von Industriegeräten. Oder selbst trainierte KI-Modelle. Und vieles mehr. Da verlassen sich alle darauf, dass die USA uns noch lange gewogen bleiben.

Maximal würde man Daten von Azure, AWS oder GCP zu Hetzner und Co. synchronisieren. Aber auch das muss man erst implementieren, Hetzner ausreichend absichern (Enterprise Security ist ein riesiges und teures Thema, gerade bei Multicloud), und man muss bereit sein, den Network-Traffic zu bezahlen, in dem von mir beschriebenen Maßstab können das einige Millionen € nur für Egress sein.

Wenn Ulf also so scharf von

Jeder ITler wird euch in aller Offenheit sagen: No backup, no mercy - kein Backup, kein Mitleid.

zu einem Fall schreibt, in dem es Backups gab (Sharepoint hat eine inbuild Backup Lösung) und aber letztlich der Cloud Storage Betreiber die Daten gelöscht hat, schreibt, dann muss ich leider sagen, dass diese Aussage in dieser Vehemenz nicht in Ordnung ist.

Es ist wie jemandem, der eine Premium-Luxus-KFZ-Schadensversicherung hat, die verspricht, jedem Kunden binnen Minuten das Fahrzeug wieder fahrbar zu machen, und dieses Versprechen im Bedarfsfall nicht einlöst, bei einem Motorschaden zu sagen, dass er sich ja ein Zweitauto als Backup auf den Hof hätte stellen können.

Der Verein hat einen Fehler gemacht - er hat die Preisanpassung übersehen. Das fehlende lokale Backup würde ich definitiv nicht als Fehler sehen.

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Auf privater Ebene habe ich zuletzt Duplicati, BackInTime und Borg eingesetzt.

BackInTime setzt auf ein Speichern via Hardlinks. Sehr einfach und schnell schnell, aber keine Komprimierung und begrenzte Deduplizierung.

Duplicati gefiel mir nicht so sehr. Die UI ist zwar ansprechend und übersichtlich. Cloud Storage Anbieter sind schnell angebunden. Die Backups werden recht schnell erstellt. Aber bei großen Datenmengen wird es ziemlich langsam.

Borg Backup ist kompliziert, wenig userfreundlich und eher etwas für Administratoren. Dafür ist es von den 3 Lösungen mit Abstand die beste. Es ist sehr stark in der Deduplizierung von Daten, ist vergleichsweise schnell bei inkrementellen Backups und kann die Daten auch zuverlässig verschlüsseln, was beim Storage in der Cloud sinnvoll sein kann.

Allerdings ist es rein CLI basiert und bietet keinen nativen Cloud Support. Es gibt mit Borg UI aber eine Lösung, um eine Weboberfläche zur Administration nachzurüsten. Die hat mein 14 TB Backup aber eher verkompliziert, so dass ich lieber Wrapper um die CLI geschrieben habe.

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Komisch. Git-Repos hält man eigentlich auf jedem Rechner jedes Entwicklers der damit arbeitet automatisch mit vollständiger Historie vor. Man muss sich schon arg bei der Nutzung verrenken, um das nicht zu tun (shallow clones) und dazu besteht außer in ganz wenigen Ausnahmefällen typischerweise kein Grund. By default kann man jederzeit ein lokales Repo wieder in ein blankes Remote-Repository pushen und hat alle Branches, die gesamte Historie usw. alles wieder eins zu eins auch remote verfügbar. Daher „backupen“ sich aktiv genutzte Git-Repos praktisch von selbst lokal.

Na ja, ein Verein hat für gewöhnlich keine wichtigen Datenmengen im Umfang, wie du sie beschreibst. Das, was ich aus Vereinen so kenne, passt typischerweise problemlos auf einen billigen USB-Stick. Excel-Tabellen, bisschen Schriftverkehr, ein paar Werbeplakatentwürfe et cetera, das kann man völlig problemlos auch einfach einmal alle paar Monate mal in wenigen Minuten Arbeit auf einen USB-Stick kopieren. Auch wenn ein regelmäßiges automatisiertes lokales Backup natürlich besser ist - sofern es denn gepflegt und überwacht wird - hätte so eine totale Low-Tech-Lösung ja schon mal das Allerschlimmste verhindert. Und die kann wirklich JEDER umsetzen. Wenn die 1TB Bilder und Videos von den Vereinsfesten weg sind, okay, blöd, aber zumindest der ganze administrative Krempel um den Verein am Laufen zu halten ist in der Regel wirklich Kleinkram.

Der Punkt mit der Preisanpassung bzw. daraus folgend der Kündigung ist aber wichtig und richtig. Wenn ich mir @Stromlage s Äußerungen so ansehe, dann wirft er zwei Dinge in einen Topf, die völlig unterschiedliche Dinge sind:

Ja selbstverständlich macht Microsoft Backups! Nur halt in erster Linie zum Zweck der Wiederherstellung von Daten, die bei einem durch Microsoft verursachten Problem im Rechenzentrum verschütt gegangen sind - Server abgebrannt oder so. Oder im Auftrag des zahlenden Kunden, wenn er Backup-Dienste gebucht hat, die Dinge auch wiederherstellen können, wenn der Kunde sie - absichtlich oder unabsichtlich - löscht.

Was Microsoft natürlich nicht tut: große Datenmengen eines nicht-mehr-Kunden auf immer und ewig vorhalten. Dabei würde es sich auch nicht um ein Backup handeln, sondern einfach um einen noch nicht gelöschten, aber deaktivierten Kundenaccount - der weiterhin für die Datenhaltung Geld kostet, obwohl der Kunde schon lang kein Geld mehr bezahlt (oder in diesem Fall sogar noch nie welches bezahlt hat). Es sollte offensichtlich sein, dass ein gewinnorientiertes Unternehmen kein Interesse daran haben kann, weiterhin eine teure Datenspeicherungs-Dienstleistung für einen Ex-Kunden zu erbringen, und daher dessen Daten (und natürlich auch alle Backups dieser Daten) irgendwann einigermaßen zeitnah (so weit ich weiß sind das bei MS 90 Tage) löschen wird, um den Speicher fortan für aktive Kunden zu nutzen.

Ihr wart also nicht naiv, zu glauben, MS hätte Backups - die hat MS natürlich - sondern sehr naiv in dem Glauben, dass MS nach Kündigung eines Accounts dessen Daten (und auch die Backups dieser Daten) auf immer und ewig speichern würde.

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Unterschreibe das meiste und möchte noch hinzufügen, dass das auch durch die DSGVO schlicht so vorgesehen ist: Speicherbegrenzung (Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald der Zweck für ihre Verarbeitung wegfällt. In diesem Fall die Bereitstellung eines Microsoft-Kontos. Die DSGVO fordert eine Löschung „unverzüglich“. Bei vielen Unternehmen (bspw. dem in dem ich arbeite) sind das 30 oder 60 Tage, danach ist alles futsch und kann auch nicht wieder hergestellt werden.

Kurzum eine Reihe von Dingen, die leider schief gelaufen ist hier:

  • Keine Backups angelegt
  • Preisänderung übersehen
  • Karenzfrist verpasst

@Stromlage, ich hoffe ihr bekommt eure Daten wieder geordnet, das Finanzamt zeigt Verständnis & ihr gewinnt den Spaß an eurem (lobenswerten) Ehrenamt wieder!

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Vereine sind hier natürlich in einem Dilemma, je nachdem wie früh die Preisanpassung kommuniziert wurde. Für den neuen Vertrag braucht es einen Beschluss, das bedeutet, man muss eine Sitzung anberaumen und die Ehrenamtlichen dafür kurzfristig unter einen Hut bringen.
Ich habe vor zwei Wochen den Gemeindebrief für unsere Kirche zur Druckerei geschickt und eine Mail zurückbekommen: „ihr benutzt Publisher, oder? Bitte beachtet: Der wird im Oktober eingestellt. Schaut euch rechtzeitig nach Alternativen um.“ wtf. Ohne deren Info wäre das voll an mir vorbeigegangen.

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Um das Ganze hier einmal zu ordnen:
Es mag sein, dass Großkonzerne bei der Datensicherung feste Policys haben, was überhaupt und wann und wo gesichert wird.
Da haben wir aber auch den größten Unterschied: Der Großkonzern hat Menschen, die ein Konzept zur Datensicherung erstellen, dieses umsetzen und überwachen.
Selbst wenn man dann im Konzern entscheidet, bestimmte Daten nicht oder nur in größeren Abständen zu sichern, sind die MAs normalerweise informiert und wissen, wie sie Daten sicher abspeichern bzw. wichtige Daten aus CRM/ERP etc. werden immer gesichert.
Das hat aber mit einem Verein wenig zu tun. Dort treffen sich Menschen aus ganz anderen Gründen. Wenn dann niemand dabei ist, der sich zumindest ein wenig mit IT auskennt, kann genau das heraus kommen, was @Stromlage schildert.
Ich habe das vor Jahren in der erweiterten Familie in einem Handwerksunternehmen erlebt. Dort ist der jahrealte Server, den ein nicht mehr existentes IT-Unternehmen installiert hatte, abgeraucht. Der Besitzer ging davon aus, dass das System automatisch Backups macht, hat das aber nie kontrolliert (Ich habe anderes zu tun …). Naja, war spannend …

Als Verein würde als minimale Lösung z.B. eine externe Festplatte + eine Cloud-Lösung (ich nutze pCloud) reichen, um zumindest die wesentlichen Daten sicher zu haben.
So etwas kann man natürlich auch größer aufziehen, z.B. mit kleinem NAS und zusätzlichen Sicherungen.

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Soweit ich weiß, folgte nach Ablauf des kostenlosen Programms eine 30-tägige Schonfrist mit vollem Zugriff, gefolgt von 60 Tagen mit gesperrten Daten, bevor diese endgültig gelöscht wurden. Interessant wäre noch: Wie und mit wie viel Vorlauf hat Microsoft die Änderung angekündigt? Hat Microsoft die Tragweite der Änderung deutlich, verständlich und vor allem rechtzeitig mitgeteilt?

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Hey, das Publisher eingestellt wird, das haben wir tatsächlich früher mitbekommen. Wäre mir lieber gewesen, als die info mit der Microsoft-Lizenz :slight_smile:

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Danke Dir. Riesen lob an das Finanzamt. Wir kommunizieren klar und offen und da gab es noch nie von Seiten des Finanzamtes oder Registergericht irgendwelche schwierigkeiten. Die personen dort wissen, welches große Vereine mit Hauptamtlern sind und welche Vereine von Ehrenamtlern geführt werden. Das ist echt super bei uns. mal ein lob an die Deutsche Verwaltung. :slight_smile:

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Ich finde es bemerkenswert, wie viele IT Fachleute hier im Forum sind.
Was aber vergessen wird:
Im Verein sind nicht zwangsläufig IT-Fachleute. Das sind Normalos, die das In ihrer knappen Freizeit neben Beruf, Familie, Hobbies, Hausarbeit, etc. machen. Ein Verein hat keine IT Abteilung oder Berater oder direkte hauptberufliche Fachkräfte.
Die Schuld direkt bei „No Backup - no Mercy“ zu sehen, finde ich daneben. Man hat einen funktionierenden Service bei einem Branchenriesen, der einem einen vollen Service verspricht, über Jahre hinweg geliefert hat und bei dem man in der Vergangenheit keine Probleme hatte. Die Annahme, dass Daten gespeichert und gesichert sind, ist auch nicht direkt ein verkehrte Annahme. Die Vorstellung ist eher so wie ein Kellerraum, der dann durch eine neue Bezahlschranke gesperrt war, aber wieder aufgeschlossen werden kann, wenn man bezahlt, und alles ist wie vorher. Diese Annahme ist bei „Normalos“ Standard. Wie gesagt: Die Mehrheit ist kein IT-Fachpersonal. Das ist extremes „Bubbledenken“.

Ich finde das Verhalten von MS schon grenzwertig und diskutabel.

Bei bösen Unterstellungen kann man auch behaupten, dass da geht ordentlich was schief geht und mit dem Wissen, dass da Amateure im Ehrenamt sitzen, die häufig zu wenig Zeit haben oder keine Ahnung, kann man schon fast von einer absichtlichen Schädigung von ehrenamtlichen Vereinen sprechen. Bei den ganzen Verunglimpfungen von NGOs in der kürzlichen Vergangenheit gar nicht mal weit hergeholt.

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Genau das ist mir beim geschilderten Fall halt ehrlich gesagt nicht so ganz klar. Hat Microsoft den Service plötzlich und ohne Ankündigung abgeschaltet oder hat es zwar entsprechende Warnungen gegeben, auf die aber aus sehr nachvollziehbaren Gründen nicht rechtzeitig reagiert wurde? Das macht ja für die Bewertung einen ziemlichen Unterschied. Entsprechende Nachfragen dazu wurden hier soweit ich es überblicke noch nicht beantwortet.

Welches Verhalten meinst du genau? Einen vorher kostenlosen Service nicht länger kostenlos anzubieten? Die Beendigung eines Vertrages, wenn der Kunde nicht auf die geänderten Bedingungen reagiert? Das Löschen von Daten nach dem ein Vertrag beendet ist?
Hier nur dem Anbieter - der unzweifelhaft in einer Machtposition ist und an dem es jede Menge zu kritisieren gibt - die alleinige Schuld zu geben, macht es sich m. E. etwas zu einfach. Ihm dann ohne jeglichen Anhaltspunkt noch einen Vorsatz und gar ein politisches Motiv zu unterstellen, halte ich für an den Haaren herbeigezogen.

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Glauben die „Normalos“ auch, dass sie ihre Mietzahlung für ihr tatsächliches Kellerabteil einfach einstellen können und nach der zu erwartenden Kündigung des Kellerabteils ihr Krempel da einfach jahrzehntelang stehen bleibt, bis ihnen in der Rente dann wieder einfällt, dass da ja noch eine Kiste mit Fotos lag, woraufhin sie dann nen Monat lang Miete zahlen (an den Sohn ihres früheren Vermieters, der inzwischen die Immobilie geerbt hat) um mal kurz wieder in den Keller zu dürfen um die Fotos zu holen?

Ich würd behaupten, dass zumindest die knappe Hälfte der „Normalos“, die selbst Immobilien besitzen, ziemlich sicher drauf kommen werden, dass das so wohl eher unrealistisch ist. Plus diejenigen aus der mietenden Hälfte, die schon mal das Vergnügen hatten, nach einer Wohnungsübernahme die Hinterlassenschaften des vorigen Mieters erst mal aus dem Keller entrümpeln zu dürfen…

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Das mag sein, wir sprechen hier aber über private Nutzung bis hin zu KMUs, und da ist es (hoffentlich) immer noch normal, lokale Backups anzulegen.

MacOS macht das den Usern tatsächlich extrem einfach, indem man TimeMachine-Backups auf eine SSD oder einen gesonderten Mac-Server im LAN machen lässt - das kostet ein paar Minuten zur Einarbeitung und läuft dann fast von allein.

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Erstens sind Shallow Clones nicht so selten wie du suggerierst, aber noch wichtiger: Auf dem Entwicklerrechner liegt nur das was irgendwann mal gepullt wurde. Ich weiß nicht wie das bei dir ist, aber ich arbeite eigentlich nur auf meinen Branches oder PRD. Und wir räumen lokale Branches auch regelmäßig ab wenn sie gemerged sind. All das hast du dann definitiv nicht mehr auf dem lokalen Rechner.

…

Ich sehe es etwas kritisch, dass Ulf sich neuerdings als IT-ler begreift und auch darstellt (vorstellt). Er ist zweifellos Geschäftsführer und Jurist, der hobbymäßig auch die IT seines Podcast-Unternehmens betreut. Dafür gebührt ihm Dank und eine Menge Respekt. Von professioneller Enterprise-IT ist das aber sicher ein ganzes Stück entfernt.

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Es ist gefährlich, ein Urteil über die Qualifikation von Menschen zu fällen, die man nicht gut genug kennt. Ich arbeite seit 1998 immer wieder in IT-Berufen, beispielsweise als System-Administrator (Unix/Linux und Windows NT) an der Uni Leipzig oder als Software-Entwickler bei der Berliner Senatsverwaltung für Justiz. Und ja, ich betreibe natürlich auch die IT bei der Lage, aber nicht als Hobby, sondern als wesentlicher Teil meiner beruflichen Tätigkeit, ich würde schätzen ca. 20 Stunden die Woche.

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Präziser: was irgendwann mal gefetched wurde. Und by default fetcht git bei einem Pull auch eines einzelnen Branches grundsätzlich alle Remote Branches. Danach kannst du von jedem Branch, nicht nur deinem, auch allen anderen, rein lokal einen Checkout machen oder einen lokalen Branch anlegen, keine Remote-Interaktion mehr nötig.

Worauf du arbeitest ist wie gesagt zumindest in den Standardeinstellungen relativ egal. Wenn du zumindest gelegentlich mal irgendeinen Branch pullst, und mindestens PRD pullst du irgendwann mal, bekommst du auch alle anderen Änderungen auf allen anderen Branches.

Das setzt natürlich zumindest überhaupt irgendeine Aktivität voraus, klar. Aber das erwähnte ich ja:

Ja gut, das macht normalerweise auch jeder, aber dabei werden in der Regel nicht nur lokale Branches abgeräumt, sondern auch die zugehörigen Remote Branches. Es ist ja alles gemerged, also besteht keine Notwendigkeit mehr, davon irgendwas aufzuheben. Das heißt aber auch, dass ein Backup des Git-Server-Standes diese gelöschten Branches ab der Löschung nicht mehr enthalten würde. Also ist das „lokale Backup“ in dem Punkt nicht schlechter als ein serverseitig gezogenes.

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Man kann das auch erweitern um „von Mitleid kannst Dir nix kaufen“
Man kann das Geschäftsgebahren fragwürdig finden, letztendlich sind Daten, die Deine Sphäre verlassen, nicht mehr unter Deiner Kontrolle.
Wenn Russlands Tanker nun die Datenkabel kappt oder Dein Internet lokal ausfällt, sind die Daten für Dich, wenn auch nur temporär, dennoch in vielleicht wichtigen Momenten, weg. Genauso allerdings, wenn ein Virus Deinen Rechner lahmlegt, die lokalen Daten.
Wenn nun Unternehmen relevante Daten nicht sichern, ist das deren Problem.

Damit das Desaster nicht umsonst war:
Die Regel ist 3-2-1.
Man braucht alle relevanten Daten dreimal, auf zwei Systemen, davon eines auswärts (das kann auch die Cloud sein).
Wenn das auswärtige System aber 24/7 mit dem eigenen System verbunden ist, kann es durchaus passieren, dass ein Ransomware-Angriff alles auf einmal verschlüsselt. Sich davor zu schützen, erfordert dann zusätzlichen Aufwand. Will sagen, 100%igen Schutz gibt es nicht. Jede Sicherheitsarchitektur ist eine Abwägung zwischen Aufwand und Risiko.