Dauerbrenner Digitalisierung

Liebes Redaktionsteam der Lage der Nation,

aufmerksam verfolge ich Eure Beiträge zum Themenkomplex Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen.

Meine Frau und ich sind wohl so der einfachste Fall:
Verheiratet, drei Kinder, beide im Angestelltenverhältnis in Deutschland und mit deutscher Staatsangehörigkeit. Keine Besonderheiten.

Es musste nun ein Antrag auf Kindergeld verlängert werden, weil unser ältestes Kind bald 18 wird.

Die Familienkasse hatte Post geschickt.

Entweder Online-Antrag oder auf Papier.

Ich glaube ja, dass digitale Prozesse unsere Zukunft sind, deswegen habe ich den Onlineweg gewählt.

Papierhaft hätte ich ca. 15 Minuten zum Ausfüllen gebraucht.

Es waren dann einige Minuten mehr durch insgesamt vier Anwendungen:

  1. QR-Code-Scanner
  2. Server der Familienkasse mit dem Online-Formular
  3. Bund-ID (aber nur als Gastzugang!, reguläre Anmeldung führte ins Nirvana)
  4. AusweisApp zur Nutzung des für Online-Services freigeschalteten Personalausweises.

Zurück zum Server der Familienkasse.

Insgesamt hat es 45 Minuten gedauert und beim zehnten(!) Anlauf auch endlich geklappt.
Vorher hat die Menüführung gern auch mal in Sackgassen verzweigt, das System ist abgestürzt oder zurück zum Anfang gesprungen.

Meine Kinder waren schockiert, weil ich am Küchentisch mit inzwischen mehreren herbeigeholten Leitz-Ordnern sass aufgrund der diversen Fragen in den Menüs. Beim neunten Systemabsturz habe ich buchstäblich geschriehen vor Frust.

Der zehnte(!) Versuch lief dann bis zum Ende durch und die Papier-Ordner mit allen möglichen Daten (Steuer-Ids, etc) stellten sich als gar nicht notwendig heraus, weil in der richtigen Bearbeitungsversion alle Daten bereitstanden, die die Ämter ja schon seit Jahren von uns vollständig haben.

Fazit: Digitalisierung und vernünftige Anwendungsgestaltung, da ist in Deutschland noch ganz viel Luft nach oben.

Ich mache mir jetzt ein kaltes Getränk. Das brauche ich jetzt.

Danach versuche ich mich mit der Registrierung im Onlineregister für Organspender.

Schönen Sonntag noch.

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Die Registrierung im Organspende-Register mit Ausweis-App und freigeschaltetem Personalausweis hat dagegen genau drei(!) Minuten gedauert.

Kann man jedem nur empfehlen für sich und die Angehörigen die Frage einmal klar zu beantworten, inwiefern man bereit wäre als Organspender zur Verfügung zu stehen.

Die Registrierung zusätzlich zum kleinen Organspende-Ausweis im Portemonnaie.

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Was heißt denn " In der vierten Stufe (1. Januar 2025) erlangen auch Gewebeeinrichtungen Anbindung a das Register." Krankenhäuser verstehe ich, aber welches „Gewerbe“? Sorry bin misstrauisch und habe ein R reingelesen :sweat_smile:. Gewebe ist mir klarer.

Am Freitag bin ich durch schieren Zufall mit der Transplantationsbeauftragten unseres Bundeslands ins Gespräch gekommen.
Sie hat mehrere Jahrzehnte im Krankenhaus in der Praxis gearbeitet und davon berichtet, dass all diese Strukturen sich noch immer im Aufbau befinden.
Auch bei der Schulung des Personals gäbe es kontinuierlich zu tun, um Transparenz darüber zu schaffen wie und unter welchen sehr speziellen Bedingungen überhaupt eine Transplantation möglich sei.

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Mal ein Beispiel aus Berlin:

Ich habe für die Anmeldung meiner Ehe in Berlin mit einem Geburtsort außerhalb Berlins nicht das Haus verlassen. Ging alles Online. Anträge und Bezahlung.

Nach der Eheschließung an einem Freitag war ich am folgenden Montag (!) spontan in einem Bürgeramt zur Namensänderung auf Ausweis und Pass.

Besser geht es praktisch nicht.

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Eintragung ins Wahlregister als im Ausland lebender Deutscher:

  • Per Email bei Wahlleiterin meiner letzten Wohngemeinde anfragen (Kleinstadt im Rhein Kreis Neuss, NRW)
  • Wahlleiterin schickt mir ausfüllbares PDF per Email
  • Unterschrift einfügen geht nicht (Passwortschutz) → Daher muss es ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden.
  • Das unterschriebene PDF schicke ich per Email an die Wahlleiterin und hoffe auf die Briefwahlunterlagen.

Das gleiche Prozedere (Eintragung ins Wahlregister) muss ich vor JEDER Wahl wiederholen.

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Das Thema Digitalisierung finde ich immer spannend. Ich glaube, eine gut umgesetzte Digitalisierung der Verwaltung kann unser Leben einfacher machen und Unsummen an Geld sparen, das wir an anderen Stellen gut gebrauchen können.

Meine Erfahrungen sind gemischt: Die Abgabe der Steuererklärung funktioniert inzwischen gut. Umgekehrt erhalte ich immer noch viel zu viel Papier von Finanzämtern.

Mein Eindruck ist, die Entwicklung erfolgt vereinzelt und planlos statt ganzheitlich und zielstrebig. Entweder fehlt es an Vorgaben oder an deren Um- und Durchsetzung. Wenn ich eine Wunschliste aufsetzen dürfte, welchen Maßstäben Angebote genügen sollten, sähe sie wahrscheinlich so aus:

  • eine App für alles (statt unzählige Webseiten)
  • eine Anmeldung für alles (statt Online-Ausweis, Elster und anderen Optionen)
  • einfache und einheitliche Bedienung
  • keine Medienbrüche (Antrag online, Antwort per Post)
  • Digitalisierung statt Digitisierung (Online-Formulare mit Fehlerkorrektur und ohne Abfrage bereits vorhandener Daten statt PDF-Formulare, die falsch ausgefüllt werden können und vorhandene Daten mehrfach abfragen)
  • Vereinheitlichung (regionale Unterschiede nur da, wo sie wirklich sinnvoll und erforderlich sind)
  • nachverfolgbare Bearbeitungsverläufe und automatische Benachrichtigungen bei Abschluss von Vorgängen
  • auf Wunsch automatische Erinnerungen (Zeit für deinen neuen Personalausweis, die Anmeldung deines Kindes bei der KiTa, eine Auffrischung deiner Grippe-Impfung …)
  • Recht auf digitale Abwicklung
  • einheitliche Service-Schalter, die alle Dienstleistungen aus einer Hand anbieten (für Menschen, die digitale Angebote nicht nutzen können oder wollen)

Ich glaube, es gibt noch viel zu tun. Die gute Nachricht ist, dass wir nicht bei Null anfangen müssen. An Ländern wie Estland oder Finnland sehen wir, was alles möglich ist.

Der nächste Schritt, auf den ich gespannt bin, ist die Einführung der E-Rechnungspflicht 2025. Vor allem bin ich gespannt, ob an dem Termin festgehalten oder ob er gekippt wird.

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Update: Mein Antrag konnte nicht bearbeitet werden da ich die Frist um einen Tag verpasst habe. Das ist jetzt zugegebenermassen meine Schuld. Es wäre aber mit einem einfachen digitalisierten Verfahren sicherlich nicht passiert, da ich nicht auf die Verfügbarkeit eines Druckers angewiesen gewesen wäre.

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Wichtig ist halt auch dass so datenschonend zu bauen dass nicht alle Datenschutz-Experten wie bei der elektronischen Patientenakte beim puren Drüberschauen schon nen Herzinfarkt bekommen.
Das muss von Anfang an ordentlich sein sonst kriegst du Probleme hinterher nicht mehr wieder raus.

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Drucker
Verfahren, die einen Drucker erfordern, würde ich nicht als digitalisiert einstufen. Das ist ein Widerspruch in sich. Drucker bringen Hürden mit sich, verlangsamen Abläufe, verhindern oder erschweren automatisierte Datenverarbeitung und verschwenden nebenbei Papier, Toner und Tinte.

Datenschutz
Stimmt, ohne Datenschutz gibt es erstens kein Vertrauen und drohen zweitens ernste Pannen.

Wobei meine Beobachtung ist, dass Vertrauen oft auf Gefühlen statt Fakten beruht. Ich fand es erstaunlich, wie skeptisch Menschen gegenüber der meines Wissens sorgfältig konzipierten Corona-App waren, während sie bereitwillig Instagram, WhatsApp und Konsorten ihre Daten zur Verfügung stellen (und die ihrer Mitmenschen ungefragt gleich mit). Argwohn lauert nicht immer da, wo er angebracht ist.

Ein Grund könnte fehlende IT-Bildung sein. Ich kann mir auch vorstellen, dass Menschen manche Dienste als freundlich und hilfsbereit wahrnehmen, während sie andere als fremd und bedrohlich wahrnehmen. Manche Konzerne verstehen es, faktisch bedrohlichen Angeboten ein freundliches Gesicht zu verleihen. Eine Anforderung an digitale Verwaltung könnte auch sein, dass sie wenigstens nicht bedrohlicher auftritt, als sie ist.

Ich finde auch erwähnenswert, dass Datenschutz-Tücken kein exklusives Problem digitaler Verwaltung sind. Analoge Verwaltung ist ebenso betroffen. Wenn ich wie in Estland alle meine Gesundheitsdaten in einer digitalen Akte gebündelt sähe und jederzeit exakt nachverfolgen könnte, wer wann worauf Zugriff hatte, würde ich mich um einiges wohler fühlen als bei unserer verteilten Zettelwirtschaft, die mir keinerlei Überblick gewährt, welche Daten bei welchen Institutionen in den Aktenschränken schlummern oder gerade auf einem Schreibtisch liegen und womöglich unautorisiert gelesen werden, vielleicht auch nur wegen einer Verwechslung oder um festzustellen, um welche Akte es sich handelt. Da sehe ich bei der Digitalisierung auch Chancen, Datenschutz zu stärken.

Zu diesem Thema möchte ich auch gerne etwas loswerden… Ich lebe in Norwegen und möchte dennoch in Deutschland wählen. Nun habe ich gedacht, nach den vielen Erwähnungen der eID, dass es ja super wäre, wenn ich diese für die Beantragung des Wahlscheins bzw. der Briefwahlunterlagen nutzen könnte. Dafür habe ich rechtzeitig meinen Perso für diesen Dienst freischalten lassen, dass klappte auch nach dem zweiten Versuch via Brief (nach der physischen Aktivierung des Chips im Bürgerbüro). Leider stellt sich heraus, dass das Wahlbüro in Berlin keine digitale Beantragung ermöglicht. Statt dessen muss ich nach wie vor ein PDF herunterladen, was sich nur sehr störrisch am Computer ausfüllen lässt, anschliessend ausdrucken und unterschrieben per Post nach Berlin (7-12 Tage), Bearbeitung und Rücksendung (mal sehen wie lange), dann wählen und so absenden, dass es rechtzeitig zur Wahl in Berlin ankommt (Postweg wieder 7-12 Tage). Wenn ich mich richtig erinnere, sind die Formulare erst 6 Wochen vor der Wahl abrufbar. Ich habe jetzt zur Europawahl etwas gepennt, aber im Grunde muss ich spätestens 6 Wochen vorher beginnen. Viele Deutsche hier haben das alles bereits aufgegeben, obwohl sie nur temporär in Norwegen sind oder obwohl sie noch eine enge Beziehung zu Deutschland haben. Und Norwegen ist ja quasi um die Ecke! Die digitale Beantragung würde zumindest einmal den Postweg und die Bearbeitungszeit sparen. Digital wählen wäre natürlich super für Auslandsdeutsche…

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Ich glaube, digitales Wählen ist so etwas wie der heilige Gral der Digitalisierung. Auch Länder, die viel weiter mit Digitalisierung sind als Deutschland, haben sich noch nicht ans digitale Wählen getraut. Eine sichere, zuverlässige Lösung wäre bestimmt eine große Erleichterung. Man denke nur an den immensen Aufwand, den die teilweise Wahlwiederholung in Berlin bedeutet hat.

Es geht ja nicht ums digitale Wählen sondern darum, Briefwahlunterlagen ins Ausland zu bestellen, unter Verwendung der eID.

Ich habe den ersten Satz so verstanden, dass es um digitale Beantragung von Briefwahlunterlagen geht, den zweiten so, dass es um digitales Wählen geht. Willkommen wäre mir beides, auch wenn ich mit digitalem Wählen nicht so schnell rechne.

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Ja, digitale Beantragung wäre schon mal ein Fortschritt. Digital wählen wäre sozusagen die Kür. Insgesamt stelle ich fest, dass meine tolle eID eigentlich nicht so recht zu gebrauchen ist. Leider…
Das ist hier in Norwegen übrigens völlig normal, sich digital ausweisen zu können. Da ist der Kontrast zu Deutschland noch mal grösser. Nicht das hier alles gut funktioniert, eher im Gegenteil. Aber zumindest digital ausweisen kann ich mich.

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Oh, stimmt, im letzten Satz. Sorry, Tiktok Aufmerksamkeitsspanne.
Dann stimme ich allem zu was du sagst.

Briefwahl im Ausland mit eID beantragen wäre relativ einfach umzusetzen und wünschenswert.

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Warum eigentlich so selbstkritisch? Wir reden von Vorgängen, die in wenigen Minuten erledigt werden könnten, aufgrund veralteter Abläufe aber Tage oder sogar Wochen dauern und nebenbei Unsummen an Steuergeldern verschlingen.

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Auch halte ich PDF für nicht digital.
Die meisten lassen sich nicht am Gerät ausfüllen und wenn gelten sie nicht ohne händische Unterschrift.
Auf der Empfangs Seite müssen Sie meist händisch in die Systeme eingegeben werden.
Der einzige Vorteil ist, Lesbarkeit.

Das gilt aber nicht nur für Behörden sondern auch Unternehmen bei denen es auf die Spitze getrieben wird mit Email to Fax und Fax to Mail auf der anderen Seite.
Medienbrüche und Konvertierung überall statt ordentlichen Schnittstellen und Formaten.
Ist ein Kampf gegen Windmühlen wenn man da mit Kollegen versucht voran zu kommen gegen alte Traditionen :slight_smile:

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Es geht aber noch spannender als mit PDF!
Wir, ich deutsch, mein Mann Argentinier, sind selbständig und haben 3 Kinder. Er bekommt das Kindergeld. Wenn man selbstständig ist, muss man seinen jährlichen Steuerbescheid einreichen. So weit, so einfach. Seit einiger Zeit kann man das über das Portal der Familienkasse tun, sprich man scannt seinen Steuerbescheid, lädt ihn hoch, macht einige wenige, einfache Angaben, klick, fertig. Super!
Neuerdings jedoch wird die Digitalisierung vorangetrieben. Deshalb funktioniert das jetzt so: Man scannt seinen Bescheid, lädt ihn auf dem Familienkassenportal hoch, macht die gleichen einfachen Angaben wie früher (Name, Steuer-ID, Kindergeldnummer etc), klickt auf weiter - und wird aufgefordert, sich mit der BUND-ID zu identifizieren. Wenn man das nicht kann/will (weil man zb. keinen deutschen Ausweis hat) - dann ist die einzige andere Option, sich 2 Seiten „Anschreiben“ auszudrucken, diese zu unterschreiben, den Steuerbescheid zu kopieren, und alles PER POST an die Familienkasse zu schicken. Obwohl man gerade alles hochgeladen hat, was noch letztes Jahr ausreichend war. Hä? Jetzt wird die BUND-ID genutzt, und dadurch wird der Vorgang komplexer? Früher reichte hochladen, jetzt muss man hochladen UND per Post schicken?
Bisschen komisch schon.

Stimmt, PDF-Formulare sind ein Fluch. Digitisierung statt Digitalisierung.

Man stelle sich vor, Online-Überweisungen würden so funktionieren: Wir tragen Empfängerin, Betrag und Verwendungszweck in ein PDF-Formular ein und laden es auf einem Online-Portal hoch. Auf der anderen Seite wird es zunächst halbautomatisch gelesen, dann händisch auf Fehler überprüft und schließlich bearbeitet. Wenn es zu Unstimmigkeiten kommt, werden wir kontaktiert und korrespondieren mit einem Mitarbeiter. Oder es geschieht einfach gar nichts und wir müssen nachfragen.

Es ist wirklich faszinierend, dass wir in vielen Bereichen immer noch so vorsintflutlich oder sogar noch vorsintflutlicher arbeiten. Ich glaube, gute Bildungsangebote für alle Altersklassen können helfen: Wenn wir Menschen erklären, wie Digitalisierung funktioniert und welche Vorteile sie bietet, wird vielleicht weniger ausgedruckt und wieder eingescannt. Vor allem glaube ich aber, dass wir uns wo immer möglich von Dokumenten verabschieden und auf Datenbanken setzen sollten. Kein Online-Shop käme auf die Idee, statt Warenkorb ein PDF-Bestellformular anzubieten. Warum nur halten wir das an so vielen anderen Stellen für eine gute Idee?