Ist vermutlich das majestätische Wir von Gottes Gnaden 
Ich bin noch niemandem begegnet, der das für sinnvoll hält.
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Hallo liebe Forums-Mitlesende und-schreibende,
ich höre seit 3 Jahren jede LdN-Folge und durch die zahlreichen Episoden zum Thema Digitalisierung möchte ich hier kurz meine Erfahrung aus der Ummeldung meines Nebengewerbes darstellen:
Ich bin letzten Monat von Chemnitz nach Dresden umgezogen. In diesem Zuge wollte ich jetzt auch mein Nebengewerbe (simpler Fotograf, nicht freiberuflich) ummelden. Kann ja nicht so aufwendig sein, dachte ich. Hier meine bisherige Bilanz:
Statt einer Ummeldung, wo die bisherige Firmensitz-Kommune von der neuen Firmensitzkommune eine Information bekommen könnte, dass ich umgezogen bin, muss ich mich in Chemnitz abmelden und in Dresden neu anmelden.
Die Neuanmeldung in Dresden funktionierte via Online-Formular (gegen Zahlung von 40€) recht unkompliziert. Die Abmeldung in Chemnitz soll theoretisch auch via Online-Formular funktionieren, allerdings hat Amt24 derzeit technische Störungen. Mal sehen wie lange dieser Zustand anhält. Gleichzeitig muss ich mich als Fotograf bei der Handwerkskammer anmelden und diese Anmeldung auch der Gewerbeanmeldung beifügen. Bei den Handwerkskammern ist es auch so wie bei der eigentlichen Gewerbeummeldung: In Chemnitz per PDF Formular und Mail abmelden, in Dresden auf gleichem Weg anmelden.
Die private Ummeldung bei Bürgeramt kommt in zwei Wochen (Mitte Juni), nachdem das der nächste buchbare Termin war, den wir Mitte Mai buchen konnten.
Ich frag mich, ob man die einzelnen Stellen, besonders wenn diese innerhalb eines Bundeslandes liegen, nicht (untereinander) kommunizieren könnten. Ein Traum wäre es, wenn ich bei der privaten Ummeldung beim Einwohnermeldeamt gleichzeitig auch die Gewerbeummeldung mit erledigen könnte. Die Daten, die ich für die Neuanmeldung benötige sind überschaubar und liegen der bisherigen Gewerbebehörde ja alle vor (mit Ausnahme der neuen Adresse).
Habt ihr Erfahrungen, ob das in jedem Bundesland so gehandhabt wird oder ist das ein sächsisches Problem?
VG und schönes Wochenende
Patrick
Ich stimme deiner Grundaussage zwar zu, würde aber in einem entscheidenden Punkt widersprechen: Ja PDFs sind im vergleich zu anderen Sachen deutlich unpraktischer für die Nutzer, aber es ist ein schon bestehendes Format, mit dem sich viele Prozesse deutlich schneller digitalisieren (oder digitisieren, wie du es genannt hast) lassen. Online Formulare sind halt nicht einheitlich. Um dein Beispiel Online Banking anzubringen, jede Bank hat hier ihre eigenen Formulare und Datenbanken entwickelt. Sowas würde Jahre bis Jahrzehnte dauern, bis wir unseren Bürokratischen Apparat darauf angepasst haben. Wenn man allein mal drüber nachdenkt, dass jede Gemeinde seine eigene Website hat.
(Was ich auch überhaupt nicht verstehe, warum macht man nicht ein Websiten design für alle. Dann heißt es als Gegenargument immer, wie toll doch Föderalismus ist. Und wenn man dann fragt warum alle websites einfach nur besch… sind heißt es man hätte ja kein Geld für bessere Websites…)
Ich will damit nicht sagen, dass man das Ziel von online Formularen und Datenbanken nicht anstreben sollte, im Gegenteil. Nur sollte man nicht auf die perfekte Lösung warten bevor man überhaupt was implementiert.
Und das größte Problem der Digitalisierung sehe ich eher in der handschriftlichen Unterschrift. Das führt dazu, dass diese ganzen PDFs ausgedruckt werden müssen und im günstigsten Fall noch eingescannt werden können und im ungünstigsten Fall per Post gesendet werden müssen.
Wenn man von Bürokratieabbau redet sollte man meiner Meinung nach als aller erstes mit der digitalen Unterschrift anfangen. Das könnte uns so viele Zettelberge ersparen, häufig existiert gedrucktes Papier ja nur wegen der Unterschrift. Und ich verstehe auch nicht, warum das Thema digitale Unterschrift nicht wirklich vorangeht. Das Justizministerium ist doch in FDP händen. Dann nimmt man nochmal zusätzlich 50 - 100 Millionen Euro für die Entwicklung der Software in die Hand und schon hat man extrem viel effizienz geschaffen. Allein dadurch, dass Leute nicht mehr n Tage auf Briefe warten müssten.
Und digital ausgefüllte PDF Formulare lassen sich vermutlich auch deutlich einfacher parsen, als eingescannte Zettel.
PDF ist leider nicht gut Maschinenlesbar, es ist eher ein Grafik- als ein Dokumentenformat. PDF kommt aus der Druckvorstufe und ist auf visuelle Präsentation optimiert, nicht auf Bearbeitbarkeit oder automatisiertes Auslesen. Damit digitalisiert man nichts, das ist das Gegenstück eines bedruckten Blatts Papier in Bits uns Bytes.
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Es macht schon einen gewaltigen unterschied ob ein Dokument wenige sekunden braucht um per Mail versendet zu werden (oder irgendwo hochzuladen) im Gegensatz zu 3-5 Tage in der Post zu stecken. Auch braucht man dann keine Physikalischen Papierordner mehr, um Zettel abzulagern. Man sollte den overhead den unsere Zettelwirtschaft erzeugt nicht unterschätzen.
Und wenn man den Punkt weiterdenkt den ich oben genannt habe, könnte man ja ein Digital auslesbares Datenformat entwickeln, dass sich auch noch digital signieren ließe, als Nachfolger des PDF. Dann könnte dieses Format auch in PDF prozessen verwendet werden, bis man das Auslesen auch digitalisiert hat.
PDF ist wenn überhaupt als Ausgabeformat zur Übermittlung Amt-> Bürger sinnvoll. Das hat aber nichts mit den internen Prozessen bzw der internen Datenhaltung zu tun.
Statt irgendeine neue Insellösung zu entwerfen, könnte man sich zur Abwechslung mal an den internationalen Gegebenheiten orientieren. Wir sind weder die ersten noch die einzigen, die Daten automatisiert auslesen und sicher signieren wollen…
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Klar könnte man das tun, aber wenn man was anpackt, dann am besten eben direkt richtig und nicht so Eierkram.
Bestes Beispiel bei uns auf der Arbeit. Vor einigen Jahren wurde der Urlaubsantrag von Papierform in PDF umgewandelt, die mittels Dienstausweis unterschrieben werden kann. Klar, die pdf ist per Mail in ner Sekunde verschickt, nicht so wie das Papier, welches über den Vorgesetzten zur Personalstelle und zurück gut und gerne mal ne Woche oder länger unterwegs ist.
Wir haben eine Zeiterfassung, in die wir uns beim Betreten und Verlassen des Geländes einbuchen (per RFID Karte, die auch zur Öffnung der Gebäude genutzt werden kann). In einem Webportal kann man seine Stunden einsehen, Stunden abbauen, usw. Die Personalabteilung sitzt jemand, der die Urlaubstage aus dem unterschriebenen PDF in die Zeiterfassung eingibt (sonst würde man ja Minusstunden machen), in der PDF unterschreibt, dass der Urlaub eingetragen wurde und die PDF zurückschickt.
Man könnte den Urlaub auch direkt über das Webportal der Zeiterfassung eintragen und durch den Vorgesetzten genehmigen lassen, Man hat also den Prozess als solches neu gedacht und auf das wesentliche reduziert. Zumindest in der Theorie, denn in der Praxis ist das Modul bei uns gesperrt. Wir müssen ja PDFs durch die Gegend schicken.
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Hab mal gegoogelt, tatsächlich gibt es in der EU schon seit 2018 die eiDAS-Verordnung die sowas wie digitale Unterschriften. Warum ich allerdings in den 6 Jahren seit dem das entworfen wurde noch nie irgendwo gesehen habe, dass man das verwenden könnte, geschweige denn überhaupt davon gehört habe weiß ich nicht.
@Lage wenn ihr das in eurem Buch beantwortet könnt ihr hier es gerne nochmal bewerben. Ansonsten fände ich dieses eiDAS auch ein sehr spannendes Thema für die Lage.
Anscheinend wird schon an eiDAS 2.0 gearbeitet bevor sich 1.0 überhaupt in der Breite durchgesetzt hat.
Das Problem ist es gibt ja 10.000 verschiedene bürokratische Prozesse und die müssten alle digitalisiert werden. Und es wird da auch schwer ein „one size fits all“ System zu finden. Also mit einem Zeiterfassungssystem wirst man sich schlecht ummelden können. Außerdem während in der Privatwirtschaft häufig mehrere Unternehmen dieselben Probleme teilen und sich daher quasi automatisch ein Markt um die Digitalisierung dieser Probleme bildet, ist das beim Staat nicht so, dieser muss für die 10.000 Prozesse selber entscheiden eine Lösung entwickeln zu lassen. Und in Behörden arbeiten nunmal auch keine Entwickler. Der Vorteil von PDFS ist nun, dass auch Beamte ohne IT Hintergrund PDFs erstellen können, die die Bürger am Computer ausfüllen können und per Mail versenden können. Das geht quasi heute sofort (wird ja auch schon in den meisten Fällen so gemacht). Das „richtig machen“ der 10.000 Prozesse würde halt Jahre bis Jahrzehnte dauern. Und wie in der Lage neulich auch gesagt wurde, manchmal ist es besser mit einer Minimallösung anzufangen, anstatt immer direkt nach der perfekten Lösung zu streben. Besser PDF, als dass wir alle Formulare ausdrucken und per Post verschicken müssten.
Und nochmal ganz kurz zum Thema Unterschriften: Wenn man diese Geschichten hört, dass für Windradgenehmigungen LKWs mit Papierdokumenten notwendig sind, dann vermute ich mal der Hauptgrund sind Unterschriften. Und auch wenn es schön wäre weniger Formulare zu haben, wäre doch ein Anfang, wenn die Unternehmen, die das beantragen, es zumindest per Mail senden könnten. Ich glaube echt das größte Bottleneck in unserer Bürokratie, dass sich mit einer Sache am leichtesten beheben ließe, sind Unterschriften
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Unterschriften und die ach so verfluchte Nachweisbare Zustellung.
Deswegen ist bei einigen Stellen der durchaus fälschbare Fax Sendebericht so beliebt wie das Einschreiben mit Rückschein und persönlicher Zustellung 
Ich finde sowohl die Argumente für als auch die Argumente gegen PDFs interessant und überzeugend. Auch wenn ich ein Freund der kleinen, stetigen Schritte bin (statt des großen Wurfes, der ohnehin nie kommt), schlage ich mich bei PDFs auf die Seite der Kritiker.
PDFs sind kein kleiner Schritt in die richtige Richtung, sondern ein großer in die falsche. Sie verstetigen die alte Denke, dass Abläufe auf dem Austausch von Schriftstücken basieren. Sie sparen zwar Postwege, heben aber das größte Potenzial der Digitalisierung nicht, die Automatisierung. Zudem verführen sie die Politik dazu, Vorgänge für digitalisiert zu erklären und abzuhaken, die nur digitisiert sind. Wir könnten in die Falle tappen, dass wir auch in zehn Jahren noch eine völlig veraltete Verwaltung haben, deren einziger Fortschritt das Einsparen der Postwege ist.
Wie wenig das bringt, veranschauliche ich mir immer am Beispiel von Karten-Apps: Wenn sie nur digitisiert, aber nicht digitalisiert wären, würden wir auf unseren Smartphones zwar Karten sehen, die wir verschieben, vergrößern und verkleinern könnten. Es gäbe aber keine Anzeige unseres Standpunkts, keine Anzeige der Himmelsrichtung, in die wir schauen, keine Navigation, keine Staumeldungen, keine Restaurantbewertungen, keine Favoriten, keine Entfernungsmessung und so weiter und so fort. Wollen wir wirklich viel Zeit und Geld in die Entwicklung solcher Krücken stecken?
Da kann ich nur zustimmen! Estland hat errechnet, dass ihnen allein die digitale Unterschrift, die dort im Alltag fest verankert ist, 2% des Brutto-Inlandsprodukts spart. Wenn wir denselben Effekt für Deutschland unterstellen, wären das für das Jahr 2023 über 82 Mrd. Euro. Mit solchen Beträgen vor Augen wird klar, dass unterlassene Digitalisierung vor allem mutwillige Geldverschwendung in fast unanständiger Größenordnung ist.
Ich weiß, passt nicht wirklich hier rein, aber ist ein Thema, das mich seit Jahren komplett aufregt. Die Bildqualität im deutschen TV.
Die erste HD Übertragung von ARD / ZDF war zur Leichtathletik WM 2009, in 720p (HD ready).
Seit dem hat sich über Kabel und Schüssel nichts getan.
Der Schritt zu 1080p (Full HD, BluRay) wird wohl übersprungen, bis 2028 soll auch der Schritt zu Ultra HD (2160p, 4K) nicht erfolgen.
Das heißt es wird 2030, bis wir ein zeitgemäßes Bild über Kabel / Sat bekommen.
In den Elektronikläden ist inzwischen 4K der Standard, 8K TVs sind im High End Bereich im Markt erhältlich.
Die privaten Sender sind ohne kostenpflichtiges HD Paket noch nicht mal bei DVD Qualität.
Was ein kompletter Witz. Die Qualität wurde teilweise sogar herunter gesetzt, damit die Kunden für 1080i zahlen.
Inzwischen schaue ich immer mehr TV über Stream, weil es dort oft die höhere Auflösung gibt, allerdings oft nur mit 30Hz.
Nur mal so 3-5 Tage Postweg einzusparen ist keine Kleinigkeit. Es ist extrem schwer solche Zeitersparnisse mit irgendeiner Form von Digitalen Prozessen zu erreichen. Das würde ich nicht so einfach abtun. Und ich will hier drauf hinweisen, dass PDFs nicht nur den Postweg ersparen. Sie ersparen auch Zettelwirtschaft, können in Datenbanken abgelegt werden und können durchsucht werden. Klar ist das nicht so schön wie die Komplettlösung.
Naja, zum Abfotografieren der Karten bräuchtest du vielleicht einen Nachmittag, um Google Maps nachzubauen vielleicht 5 Jahre. Das wär dann so, als wenn du sagen würdest, ich bin nicht bereit mich mal eben einen Nachmittag hinzusetzen und die Karten zu abfotografieren, weil das könnte mich ja demotivieren den anderen Teil zu entwickeln. In der Zwischenzeit hantierst du dann weiter mit den Karten rum. Vergisst die dann häufiger mal zu Hause oder verlierst sie, so dass du dir regelmäßig neue kaufen musst. Und selbst dann ist ja nicht garantiert, dass du dein Google Maps wirklich durchzieht, vielleicht fällt dir nach 2.5 Jahren auf, dass das alles doch nicht so funktioniert (was bei staatlichen Projekten ja auch gerne mal passiert). Dann liegt das Projekt erst mal für 5 Jahre brach, bis du dich dann doch nochmal an einen neuen Anlauf machst, mit dem du dann in 5 Jahren fertig bist. Das heißt dann hast du 12.5 Jahre lang mit Papierkarten rumhantiert, die du dir hättest an einem Nachmittag abfotografieren können.
Zudem sei erwähnt, dass viele Gemeinden ja gar nichts von sich aus digitalisieren können. Sie müssen dann immer hoffen, dass es an anderer Stelle voran geht. Deren einzige Möglichkeit ist dann das PDF, um überhaupt mal was voranzubringen.
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Vor allem gesetzt mal den Fall, wir würden uns alle drauf einigen, dass PDFs blöd sind und hinderlich für den Fortschritt und wir wollen deswegen lieber 10 Jahre auf die perfekte Lösung warten und in der Zwischenzeit keine PDFs mehr sehen. Was wäre denn in diesen 10 Jahren die Alternative zum PDF? Sollen dann die Formulare, die bei den Behörden vermutlich eh schon als PDFs auf deren PCs liegen ausgedruckt und per Post versendet werden, anstatt sie direkt auf die Webseite zu packen? Oder soll man sich die ausgedruckten Formulare dann jedes Mal bei seiner Gemeinde abholen? Das ist doch alles viel aufwändiger und ineffizienter, als das Formular kurz auf die Webseite zu packen. Und das alles nur weil wir das Format PDF blöd finden?
Daten speichert man seit Anbeginn des Computerzeitalters in Datenbanken. Das ist Standard, das gibt‘s ISO-Normen für. Wenn Du eine PDF brauchst, kannst Du diese mit einem kleinen Script und etwas SQL aus der Datenbank erzeugen. Um Daten in die Datenbank zu bekommen, gibt es auch etablierte Wege. Diese setzen aber alle ein maschinenlesbares Eingabeformat voraus, und das ist PDF nicht (man kann die Daten zwar extrahieren, sie dann aber nicht eindeutig zuordnen - weil die PDF nur die Information speichert, wohin und mit welcher Formatierung ein Datum auf einem Blatt Papier zu drucken ist und nicht, ob es sich z.B. bei einer Zahl um eine PLZ oder einen auszuzahlenden Betrag handelt). Im Kundenkontakt wirst Du an vielen Stellen nicht um Eingabemasken - ob jetzt als Webseite oder in spezieller Software - herumkommen.
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Das ist nicht, was hier gefordert wird. Es gibt nicht nur binär „einfaches PDF“ und „aufwändige Perfektlösung“. Dieser Widerspruch existiert so nicht.
Wie Norbert schon erwähnt hat, ist die Verwendung von Datenbanken zur strukturierten Speicherung von Daten absoluter Standard und das seit Jahrzehnten.
Und nur um das nochmal zu unterstreichen: Estland hat es geschafft, damit vor über 20 Jahren erfolgreich anzufangen! Was wir hier also fordern ist keine unrealistische Traumlösung, sondern absolut möglich.
Auch das ist nicht der Kritikpunkt. Es geht nicht (nur) um die Nachteile von PDF, sondern um den Unterschied zwischen 1. analoge Prozesse 1 zu 1 ins digitale übersetzen und 2. analoge Prozesse mithilfe digitaler Möglichkeiten optimieren.
Für die Verwaltung gelten PDFs übrigens nicht als digitalisiert. Niemand hat als Ziel PDFs zur Verfügung zu stellen.
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Nochmal ich bin kein Gegner von Datenbanken und Online ausfüllbaren Formularen. Im Gegenteil, ich bin Fan davon. Und wir sollten lieber Gestern als Morgen damit Anfangen alle Formulare dahin zu bringen. Worum es mir ging, ISO-Normen hin oder her, Datenbanken und online Formulare sind auch nicht Plug&Play. Da gehört schon was dazu sich ein vernünftiges Datenbankdesign zu überlegen. Dann will man vermutlich, dass die Datenbanken miteinander kompatibel sind und einfach erweiterbar sind. Zusätzlich gibt es auch noch zig Stakeholder, die alle ihre eigenen Interessen haben. Und es gibt im gesamten Verwaltungsapperat von Deutschland einen riesen haufen Formulare. Bis wir wirklich alle(!) davon vernünftig(!) digitalisiert haben, wird es vermutlich Jahre dauern.
Ausgegangen ist die Diskussion von dieser Frage:
Ich habe noch nie einen Hund bei einer Gemeinde angemeldet, kenne daher die Abläufe nicht, aber hier geht es ums Prinzip, und nicht um das konkrete Beispiel:
Nehmen wir mal eine fiktive Gemeinde mit einem fiktiven Verfahren zum anmelden der Hunde an. Die Gemeinde braucht zur Anmeldung gewisse Informationen, die in einem Formular angegeben werden könnnen. Nun wird diese Gemeinde vermutlich weder das Personal, noch die finanziellen Mittel, um eine tolle Datenbanklösung umzusetzen. Stattdessen muss sie darauf hoffen, dass ihr Bundesland ihr irgendwann eine Lösung zur Verfügung stellt. Was soll die Gemeinde in den beispielsweise 5 Jahren machen, die sie auf die Datenbanklösung wartet? Das Hundeformular per Brief versenden? Alle Hundebesitzer vorbeikommen lassen und handschriftlich ausfüllen lassen oder dem Beamten diktieren?
Ja das PDF ist vielleicht nicht die schönste Lösung, aber es ist die beste Alternative, von allen, die uns jetzt sofort zur Verfügung stehen, wärend wir auf die Datenbanklösung warten.
Ob sie jetzt Korrespondenz auf toten Bäumen abheftet oder PDFs in Verzeichnisbäumen ablegt macht keinen großen Unterschied. Digitalisiert sind die Daten damit noch nicht.
Natürlich macht es einen gewaltigen Unterschied, ob man zu einer Behörde dackeln muss, deren Öffnungszeiten sich meistens mit den eigenen Arbeitszeiten überschneiden oder ob man einfach nur ein am Computer ausgefülltes PDF via Mail sendet.
Vor allem, wenn das Papierformular handschriftlich ausgefüllt ist, kann es sein, dass man die Handschrift nicht lesen kann. Nicht besser wird es, wenn man es einem Mitarbeiter diktieren soll, dann muss man erst mal einen Termin bekommen…
Und zu Papier vs. PDF: Bei Papier brauchst du riesiege Aktenschränke, du brauchst extra Räume für die Papiere (die ja auch Geld kosten) Dann halbwegs gut abgelegte PDFs lassen sich in kurzer Zeit wiederfinden. Außerdem lassen sich PDFs auch viel schneller einordnen, als das Abheften von Zetteln dauert. Bei Papierablagen, muss der Mitarbeiter erst mal zum Archiv gehen, das Formular raussuchen, dann es mit zu seinem Platz nehmen, die Informationen von dem Formular abtippen (beim PDF gäbe es zumindest noch die Möglichkeit von Copy&Paste). Blöd wird es dann noch, wenn dem Beamten in dem Moment auffällt, dass er ein Formular vergessen hat, dann darf er gleich nochmal ins Archiv. Und wenn er dann mit allem Fertig ist, darf er nochmal ins Archiv laufen um alle Zettel wieder zurückzubringen. Dann kann es bei Papier leichter passieren, dass ein Zettel mal verlegt wird oder Kaffee drüber läuft. Schön wird es auch, wenn jemand einen Zettel mal falsch einordnet. Dann lassen sich PDFs deutlich leichter Backupen, bei Papier, kann ein Feuer extrem ärgerlich werden. Und dann gibt es bei PDFs die tolle Funktion von STRG+F, was deutlich schneller geht, als so ein 20 Seiten Formular zu durchsuchen.
Mal als reales Beispiel Papier vs. PDF: Vor etwas Zeit hat die Ampel unter dem Mantel von Bürokratieabbau die Zeit, die Unternehmen Buchungsbelege vorhalten müssen, um zwei Jahre reduziert. Die Unternehmen dürfen die Zettel schon als PDF vorhalten. Darauf kann diese Änderung aber kaum abgezielt haben, da ob ich ein PDF zwei Jahre mehr oder weniger in meinem System habe, da dürften die Extrakosten gegen 0 gehen. Dazu schreibt die taz:
Die Buchungsbelege, die 850.000 Unternehmen in Deutschland sammeln und ordentlich abheften. Der Platz, den diese in Aktenkellern einnehmen, kostet die Unternehmen zehn Jahre lang Miete. Zwei Jahre weniger, immerhin, müssen Unternehmen die Akten bald aufbewahren. Pauschal gibt jedes Unternehmen so 700 Euro weniger pro Jahr aus. Obendrauf sparen die Unternehmen ungleiche 12 Euro pro Jahr an Serverkosten für Speicherplatz.
Du sparst Dir einmalig etwas Zeit und kommst mit weniger Büroraum aus. Herzlichen Glückwunsch. Mit Digitalisierung hat das aber nichts zu tun.