Ein PDF-Dokument kannst du genau so bearbeiten wie ein Ausdruck auch, dafür benötigst du keinen Ausdruck. Im Ernstfall könntest du das Dokument sogar ausdrucken und dann bearbeiten o.O. Daher brauchen wir den Ausdruck nicht mehr. Ob du darüber hinaus die Word-Dateien speicherst, ist deine Sache.
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Ich habe mich sehr bemüht auf Deine Argumente einzugehen, aber das ist nicht so einfach. Dazu gucken wir uns mal kurz Deine erste Antwort an:
Du weißt nicht, dass Papier in einem ordentlichem Archiv selbstverständlich bei passenden Bedingungen gelagert wird. Gibt auch CO2-Löscher und keine Sprinkleranlage.
Hier fühlte ich mich zum ersten Mal angegriffen. Der Kommentar hat zudem gezeigt, dass Du Dir über die Herausforderungen bei der Archivierung in keinster Weise bewußt bist.
Weil Du Deinen Impfausweis nicht lesen kannst, kann das mit einem Papierarchiv nicht funktionieren? Was ist denn das für eine Argumentationskette?
Zusammenfassung: Du argumentierst aus einer Position des Unwissens heraus, was erstmal OK ist. Aber Du fragst nicht interessiert nach, sondern Du greifst mich an mit Argumenten, die in Deinem Alltag OK bis hin zu Argumenten die aus meiner Sicht populistisch sind (Impfpass). Das machen wie gesagt tausende von Personen und der Großteil davon findet das zwar doof, aber auch notwendig. Wenn Du eine ernstzunehmende Lösung hast, wie man die IT Infrastruktur auf Hard- und Softwareseite in 100 Jahren berücksichtigen kann, melde Dich einfach bei den Ministerien und werde reich.
Wir haben meistens „normale“ pdf-Dateien. Diese können selbstverständlich bearbeitet werden. In einem rein digitalen Archiv würde man aber auch digital unterschriebene pdf-Dateien verwenden, die nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden können sollten. Ob man Revisionen in eine pdf-Datei speichern kann, weiß ich nicht.
Der Ausdruck kann nicht so ohne weiteres verändert werden. Die Unterlagen sind von mehreren Personen geprüft worden und die Vollständigkeit muss bei Archivierung per Unterschrift bestätigt werden. Man kann Unterlagen selbstverständlich wieder aus dem Archiv entnehmen und bei dieser Gelegenheit könnte man diese natürlich auch verändern. Aber ersten wird die Entnahme protokolliert und die Unterlage wird auch jedes Mal auf Vollständigkeit überprüft. Es können also nur Seiten ausgetauscht werden, keine hinzugefügt werden. Gerade bei älteren Unterlagen wird es auch schwierig gleich gealtertes Papier zu bekommen. Aber unmöglich ist das nicht.
Wir haben im allgemeinen noch die Word-Datei, da hier die Bearbeitung einfacher ist, insbesondere, wenn es größere Arbeiten gibt.
Also ich habe geschrieben, dass man bei den Zeiträumen entsprechende Lagerbedingungen für Papier braucht um die Haltbarkeit zu gewährleisten…
Du widersprichst dass in ordentlichen Archiven selbstverständlich passende Bedingungen herrschen.
Zurück zum öffentlichen Sektor: da hat jede Verwaltung eine Registratur mit Aufbewahrungsfristen (Naharchiv) spätestens mit Ablauf der Frist müssen die Unterlagen dem Archiv angeboten werden (Stadt-/ Landesarchiv)
Das Naharchiv wiederum besteht bei den meisten Verwaltungen aus einem abgeschlossenen Raum, der vielleicht noch einen CO2 statt Pulverlöscher enthält.
Da ist nichts mit speziellen Bedingungen und wenn’s in der Verwaltung brennt dann ist das Archiv guter Brennstoff.
Ich bin kein Archivar. Du nach eigener Aussage auch nicht.
Es war ein Beispiel dafür, dass Papier und Handschrift nicht zwingend die Lesbarkeit über Jahrhunderte garantieren so wie du es die ganze Zeit propagiert.
https://kmds.eu/rechtssicherheit-in-der-dokumenten-und-informations-logistik/
Wenn etwas im Archiv ist, sollte sichergestellt sein, dass auch Fehler archiviert bleiben!
Gerade wichtig bei Rechtsstreitigkeiten.
Bei Korrekturbedarf muss die Sache korrigiert und ebenfalls archiviert werden, möglichst in Bezug zum Früheren und nachvollziehbar.
Das lässt sich auch in Dokumenten hinterlegen und bei wichtigen Angelegenheiten sehr einfach redundant und dezentral.
Papier kann beseitigt oder unwiderruflich beschädigt werden und weil es einfacher ist, sind dann andere Daten ebenfalls betroffen.
Das gilt auch für Digitales, jedoch ist die zwingende Redundanz hier deutlich einfacher und günstiger.
Mehrere Jahrzehnte machen dann auch nur Sinn, wenn die Änderungen auf allen Ebenen nachvollziehbar verfügbar sind, auch über die gesetzlichen Rahmenbedingungen etc.
Digitale Unterschriften machen auch nur Sinn, wenn ich mir sicher sein kann, dass sie wirklich vom dokumentierten Unterzeichner stammt.
Dazu bedarf es eines extra Archivs.
Die digitale Unterschrift ist dann allerdings sicherer zuzuordnen, als es ein Gekrakel auf Papier ist. Könnte schließlich auch draufkopiert und ausgedruckt sein.
Ja, die Unterschrift könnte bei bekanntem Passwort auch von Fremden erstellt werden.
Da könnte ein weiteres Register notwendig sein, welches die Unterzeichner:innen der Dokumente festhält.
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