Digitalisierung der Verwaltung

Hier zwei aktuelle Erfahrungen aus Hamburg - Laut Eigenwerbung die smarteste Stadt Deutschlands.

Mein Perso läuft aus… ca 15 Min über Google gesucht was zu tun ist… mühselig! Neuantrag stellen.
Dann ging’s einfacher… Man kann ich Hamburg in allen Bezirken online einen Termin buchen… auch relativ kurzfristig. In dem nächst gelegen Kundenzentrum zum Wunschtermin, miß ich "nur " 3 Wochen warten.

Die Verlängerung für die Anerkennung von Bildungsurlaubskursen kann ich immer noch nicht online stellen.
Bekomme nur ein PDF zum runterladen…. Immerhin kann ich das PDF zu 90 % am Computer ausfüllen… 10 % der Felder funktionieren nicht :confounded:
Das Antragsformular kann ich E-Mail oder Post schicken und natürlich faxen …
Very smart.
(In Schleswig Holstein ist es übrigens genauso.)
In zwei Jahren soll das angeblich alles online gehen…

Hallo zusammen
Ich wohne mittlerweile seit 10 Jahren in Dänemark. Ein Land, das ziemlich durchdigitalisiert ist. Auch in der öffentlichen Verwaltung. So gut wie alle Anträge werden digital gestellt, vieles kann online bestellt werden und kommt dann per Post oder kann im Rathaus abgeholt werden. Als ich kürzlich eine Meldebescheinigung brauchte, wurde ich schief angeschaut. „Die kannste doch selbst ausdrucken“.
Man muss dazu sagen, dass jeder Däne eine Personennummer hat, über die alles läuft und über die der Staat und die Verwaltung sehr viele Informationen sammeln kann. Alles ist damit verknüpft.
Der Führerschein ist mittlerweile eine App. Abituraufgaben und Abschlussprüfungen werden online eingereicht. Meine Master-Abschlusszeugnis von der Uni habe ich seinerzeit als pdf downloaden müssen…
Papier? Sparen wir ziemlich viel hier :slight_smile:

Ich denke, dass vieles hier möglich ist, weil Dänemark ein kleines Land ist und wir kein Föderalstaat sind. Aber praktisch ist schon.

Meine Erfahrung mit der AusweisApp2:
Ich will ein polizeiliches Führungszeugnis. Dafür kann ich einen Termin machen oder es per App anfordern. Keine Termine in den kommenden Monaten ganz berlinweit verfügbar, also gezwungenermaßen per App. Mein Ausweis von 2017 ist zwar schon elektronisch, ich muss die Funktion/App aber freischalten. Und ich finde sogar das Dokument von 2017 (!). Leider hatte ich es damals nicht freigerubbelt, das Rubbeln geht nun nicht mehr und zerfetzt das Feld.

Als guter Sherlock kann ich den PUK noch identifizieren. Um eine neue PIN generieren zu können, gebe also 3 x eine falsche Transport-PIN (was ist das?) ein, danach die richtige PUK. Danach benötige ich aber leider wieder die Transport-PIN (hab ich nicht, weil Runbel kaputt).
Ich schreibe eine Mail ins Kontaktformular und erkläre mein Dilemma
Lösung! Jetzt soll ich ein PDF (kein anderes Format!!!) mit Ausweisfoto, Grund für die Anfrage und beglaubigter Unterschrift schicken; aber momentan geht es irgendwie auch ohne Beglaubigung der Unterschrift. Aber bevor überhaupt etwas passiert, soll ich 13 EUR überweisen mit detailliertem Verwendungszweck.

Ciao.

Ich bin froh, dass ich das dumme Führungszeugnis nur als Add-on gebraucht hätte.

Da kann ich auch gerade ein aktuelles Beispiel beitragen:

Ich brauche für einen Geschäftspartner im Ausland einen Nachweis meiner Qualifikation, was eine Zertifizierung meines Schul- & Diplomzeugnisses durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln und anschließend der Botschaft des Landes des Geschätspartners bedeutet.

Hört sich nach zwei einfachen Schritten an?!?!?! Doch weit gefehlt:

Von dem Schulzeugnis brauche ich erst eine durch meine alte Schule in Bundesland A beglaubigte Kopie, die dann durch das Landesschulamt und danach die Polizeidirektion vorbeglaubigt wird. Danach geht es dann zum BVA und wenn ich es zurück habe an die Botschaft. Und bitte nicht glauben, dass man die Dokumente einmal abschickt und dann am Ende der Kette wiederbekommt. Einzig das Landesschulrat und die Polizeidirektion bekommen eine direkte Weitergabe hin.

Von meinem Diplomzeugnis brauche ich ebenfalls erstmal eine beglaubigte Kopie. Dieses Mal natürlich von der Uni, die in Bundesland B ist. Danach geht es dann an das Innenministerium des Landes zur Vorbeglaubigung. Wenn ich die Unterlagen dann wieder zurück habe, geht es - hoffentlich zusammen mit meinem Abiturzeugnis - zum BVA und die Botschaft.

Was für ein Schwachsinn !

Ps Ich könnte auch meine Originalzeugnisse verschicken und den jeweils ersten Schritt einsparen aber…nein

Hallo liebe Lage-Hosts,
ich arbeite bei der Initiative D21, einem gemeinnützigen Verein und Think Tank, der unter anderem die Digitalisierung der Verwaltung schon seit vielen Jahren mit Studien etc. begleitet. Wir arbeiten als Netzwerk aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft.
Wenn es auf eurer Seite Interesse an GesprächspartnerInnen gibt, die tief in der Marterie stecken und mehr über die technischen und veraltungstechnischen Hintergründe sagen können, freuen wir uns, wenn wir weiterhelfen/vermitteln können. Bei Interesse schreibt mich doch gerne mal an: roland.dathe@initiatived21.de.

Und noch als kurzer Teaser, wenn ihr euch weiterhin mehr mit dem Thema beschäftigt: Am 19. Oktober veröffentlichen wir als Initiative D21 mit der TU München zusammen unsere neue Ausgabe der jährlichen Studie „eGovernment Monitor“, die die Nutzung und Akzeptanz digitaler Verwaltungsleistungen aus BürgerInnen-Perspektive untersucht.

Beste Grüße

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Ich wollte auch einen Bildungsurlaubsbescheid in Berlin aktualisieren und schrieb die zuständige Stelle an.

Bekam eine schnelle Antwort " bitte melden Sie sich auf unserer Homepage unter www.berlin.deBildungsurlaub/ an und registrieren Sie sich als Veranstalter.
Sie können sodann Ihren Antrag online eingeben und die Unterlagen (Antrag, Programm und Stundenplan) online hochladen."

Berlin haat doch tatsächlich ein neues Online System für Bildungsurlaubsanträge😳 nach dem ich LdN gehört hatte, hätte ich das nicht erwartet…

War anfangs begeistert, dass es online geht.
Leider funktionierte der zugesendete Link nicht (Safari findet den Server nicht)

Nachgefragt. Bekam einen neuen Link, wo ich mich registrieren sollte.

Wollte mich dann heute registieren und Apple hat mir ein sicheres Passwort vorgeschlagen … klappte bisher immer… ABER nicht in Berlin …angeblich ist das Passwort nicht komplex genug.

Bin gespannt, wie es weiter geht…

Die Weltbank sieht Deutschland im Ranking „Ease of Doing Business“ auf Platz 125 wenn es um Unternehmensanmeldung geht. Kann ich so bestätigen.
Überhaupt ist Deutschland ohnehin nur relativ weit vorne, weil das Insolvenzrecht fortschrittlich und die Energiesicherheit (noch) hoch ist.

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Von der Bürokratiefront: Mein supersicheres apple Passwort wurde in Berlin auch heute als nicht komplex genug abgelehnt (hat bisher immer funktioniert).
Mein Erfolgserlebnis von eben - ich habe die Namen meiner Katzen und zwei Zahlen genommen - damit ging es dann. Passwort123 hätte wohl auch funktioniert - entspricht jedenfalls den Berliner Anforderungen.

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Interessanter Podcast zum Thema: Woran Deutschlands Digitalisierung krankt - und wie die neue Regierung es besser machen kann — manager magazin - Der Podcast — Overcast

Danke für die Berichterstattung über das Onlinezugangsgesetz - das habe ich noch nicht gewusst !

Ein Thema, was offenbar völlig in der Versenkung verschwunden ist, aber einen sehr hohen praktischen Stellenwert hat, ist die qualifizierte elektronische Signatur. Vor ca. 6 Jahren hatte ich mal mir bei der Bundesdruckerei ein QES-Zertifikat besorgt, und einen Kartenleser dazu. Damit konnte ich dann an Behörden rechtssicher unterschriebene Dokumente versenden. Es gab sogar eine kostenose Software, mit der ich Dokumente zuhause auf meinem Rechner unterschreiben konnte !

Leider ist das alles Geschichte. Nach dem Auslaufen meines Zertifikats konnte ich kein neues mehr beantragen, und aktuell kann man sich sehr umständlich wieder ein neues besorgen, kann aber nur über ein online-Portal Dokumente signieren, extrem umständlich, und man muss sogar noch kostenpflichtige Punkte für dessen Benutzung kaufen.

Daher geht bei mir die Behördenkommunikation wieder mit Briefpost und Fax seit 5 Jahren.

Es ist wirklich unsäglich, wie man einen elektronischen Dienst, im Rahmen des e-Perso zu benutzten, der vorhanden war und funktioniert hat, durch maximale Vernachlässigung wieder versenkt hat. Aktuell haben wohl nur Unternehmen die nötige Infrastruktur, um die QES zu nutzen. Das muss allerdings wieder für jede Privatperson möglich sein. Ich würde mich freuen, wenn ihr im Rahmen Eurer Serie dieses Thema noch einmal aufgreifen könntet.

Überdigitalisierung im Jugendamt
Mir persönlich geht es so, dass ich das Stichwort „Digitalisierung“ überhaupt nicht mehr hören kann. Bei uns im Allgemeinen Sozialen Dienst in einem Jugendamt einer norddeutschen Großstadt ist die Binnenlogik der zu nutzenden Software dermaßen dominant, dass leicht das Gefühl aufkommt, man arbeite nur für das System, nicht etwa für die Familien oder den gesetzlichen Auftrag. Um einen einfachen Vermerk in die elektronische Akte zu schreiben, werden mindestens 10 Klicks benötigt. Das System sortiert Vermerke nicht streng chronologisch, und eine Volltext-Suchfunktion gibt es auch nicht. Jegliche Personendaten müssen korrigiert werden, indem die (elektronische!) Meldung des Einwohnerwesens mit der (elektronischen!) Meldung der Polizei Buchstabe für Buchstabe verglichen wird. Der Aufwand multipliziert sich, wenn aufwändigere Dinge gemacht werden sollen wie Bescheide zu erstellen. Diese Dinge wurden auch schon mit den Programmierern besprochen, aber die haben sich primär nach anderen Kunden zu richten. Das System wird im Grunde von allen Fachkräften als Hindernis erlebt. Nicht wenige KollegInnen sind ausgeschieden, weil sie gerade auch den durch die Digitalisierung entstehenden Belastungen nicht gewachsen waren. Eine sturköpfige Fehlplanung in Sachen Personalbemessung und immer steigende Anforderungen aus der Gesellschaft tun ein Übriges, um wahnwitzige Arbeitspensen zu erzeugen. Man ist gezwungen, Gespräche mit KlientInnen kurz zu halten, um sich dann gleich wieder an den Rechner zu setzen und die Verwaltung erledigen zu können, welche warnt, einen an den den Vorgesetzten zu verpetzen, wenn man diese oder jene Aufgabe jetzt nicht sofort abklickt. Für Reflexion über komplexe Dynamiken in den Familien bleibt wenig Zeit. In Hochbelastungszeiten werden Hausbesuche vermieden, auch bei Neumeldungen zu Kindeswohlgefährdungen. Auch werden aufgrund dieses Zwangs zu übereffizienten Arbeit ständig fachliche Standards gerissen, auch explizite Vorgaben des Landesjugendamtes. Natürlich hat kein Mensch mehr die Zeit, sich diese Regelungen anzusehen, so dass die Interpretation der Vorgaben per Flüsterpost verflacht wird…
Man könnte noch viel dazu sagen. Wenn ich mir jedenfalls vorstelle, noch „mehr“ Digitalisierung bewältigen zu müssen, überkommt mich ehrlich gesagt das nackte Grauen.

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Hallo,

Digitalisierung in der Justiz: Beispiel Videoverhandlung. Das wurde groß aufgezogen. Zwei Räume wurden mit einer tollen Anlage ausgestattet. Dann kam der Minister, ließ sich davor pressewirksam fotografieren. Und 2 Wochen später waren die Anlagen wieder weg. War nur ein Proof of concept. Das war im April. Bis heute sind die Anlage nicht wieder aufgetaucht.

Wemm Ihr mehr wissen wollt, schreibt mir einfach.

Viele Grüße

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Best practice aus anderem Land: Niederlande

(vorab: Ich bin mir dessen bewusst, dass ein Vergleich über Ländergrenzen immer Tücken beinhaltet, hier zB im Hinblick auf die in NL so gar nicht vorhandene Föderalisierung. Dennoch: Egal ob in D, NL, oder auch innerhalb D’s in verschiedenen Verwaltungen, die praktischen und auch diskursiven Herausforderungen sind überall ähnlich. Diese Herausforderungen haben andere Länder teils schon vor Jahren in Angriff genommen oder auch bewältigt, sodass hier best practice m.E. sehr hilfreich ist.)

Positivbeispiele:

  • grundsätzlich eine einzige Identität beim Staat (Herausforderung: Datenschutz). Diese ermöglicht alle Verwaltungsakte und sogar darüber hinaus, von

Studienfinanzierung bis zur
Bankkontoeröffnung,
An- und Abmeldung bei der Gemeinde
Wechsel der Krankenkasse
etc.
Schreibt sich schnell, ändert in der Praxis unfassbar viel und sorgt für Bürger:innenzufriedenheit

  • Auch als Folge daraus fällt der Vor-Ort-Besuch bei der Gemeinde überproportional weg. Ob nur deswegen oder aufgrund interner Prozesse weiß ich nicht, aber „Termin um 10 Uhr“ heißt grundsätzlich auch „Termin um 10 Uhr“.

  • Grundsätzlich finden alle sichtbaren Prozesse digital statt, d.h. ohne analoge Ordner wie in deutschen Amtsstuben. Das bedeutet ganz praktisch, dass in den Behörden mehr Platz für Bürger:innenberatung ist.