Zum 01.08.22 wurde auf Grund einer erlassenen EU-Richtlinie, das Nachweisgesetz geschärft. Dieses Gesetz regelt kurz gesagt, dass man einem Arbeitnehmer seine wesentlichen Vertragsbedingungen in einer Niederschrift aushändigen muss. Das ist erstmal nichts schlechtes. Zum 01.08. wurden die Inhalte extrem geschärft, wobei man an vielen Stellen jedoch recht unkonkret geblieben ist, was selbst den Rechtabteilungen großer Unternehmen (ich arbeite für E.ON in der Personalabteilung) Fragezeichen auf die Stirn bringt. Das können wir auch noch irgendwie verschmerzen.
Wichtig ist dieser Satz in §2: „Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen.“
Dazu muss man sagen, der Stand auch schon vor der Novelle drin, doch seit der Überarbeitung, ist der Verstoß gegen das Nachweisgesetz eine Ordnungswidrigkeit und kann mit 2.000 Euro geahndet werden. Der Satz steht im übrigen auch im Widerspruch zur europäischen EIDAS Verordnung - hier ist bereits europäisch geregelt, dass elektronische Unterschriften der Nassunterschrift gleichgesetzt sind.
Wie dem auch sei - wir hatten dieses Jahr DocuSign eingeführt, um Mitarbeiter, die wir von extern rekrutieren ihren Arbeitsvertrag mit allen Anlagen nur noch digital zur Verfügung zu stellen. Jetzt konnten wir alle unsere Prozesse umbauen, um den Schriftformerfordernis nachzukommen.
Das heißt:
wir nutzen zwar weiterhin DocuSign (um bei einer Vertragserstellung die Geschwindigkeit zu halten), allerdings müssen wir den Arbeitsvertrag im Nachgang nochmal ausdrucken und versenden? - doppelte Arbeit und ein paar Bäume weniger im Jahr.
Außerdem dürfen wir jetzt wieder jeder Vertragsänderung für interne Mitarbeiter (Versetzung, Arbeitszeitänderung, Vergütungsanpassung, Dienstwagenverträge…etc.) ausdrucken und physisch versenden. - noch mehr Arbeit und noch mehr Bäume.
Wir waren in der operativen Personalarbeit nicht soweit weg vom papierlosen Büro und jetzt das.
Verbrochen hat das das Ministerium von Hubertus Heil. Die Novelle des Gesetzes hätte eine 1a Möglichkeit gegeben, das Schriftformerfordernis gegen ein Textformerfordernis zu tauschen und digital zu erlauben.
Mir fehlen die Worte und in der HR Welt allen anderen auch. Vielleicht könnt ihr das im Rahmen eurer Digitalisierungsthemen auch mal thematisieren auch wenn es nur ein HR Nischenthema ist. Es reicht ja wenn unsere öffentliche Verwaltung analog funktioniert, da muss der Staat ja nicht die freie Wirtschaft ins 20. Jahrhundert zurück katapultieren.