LdN301 / Sicherung von öffentlichem Archivgut - ein Grund für Papierakten

Ergänzend zu @Olaf.K Anmerkungen:
Indem man die Daten redundant vorhält, regelmäßig ausliest, um zu prüfen, ob sie noch intakt sind (und die Redundanz wieder herstellt, wenn dem nicht so ist). Indem man mit dem Hersteller der Lesegeräte in Kontakt steht, und auf die nächste Technologie wechselt, sobald der auch nur darüber nachdenkt, die Lesegeräte nicht mehr herzustellen. Gleiches gilt für die Software.
Das ist Aufgabe einer IT-Abteilung. Dafür muss man allerdings „vor der Welle“ sein, und darf sich nicht von ausfallenden Datenträgern treiben lassen.

Dass es in der Praxis nicht so läuft, ist mir klar. Da wird das Uralt-Lesegerät so lange wie irgendwie möglich noch gepflegt und selbst repariert, damit dann die große Panik ausbricht, wenn auch das nicht mehr klappt. Und wehe, es muss beim Umzug der Hardware mal das Gerät ausgeschaltet werden, uiuiui.

Bei Papier musst du übrigens eigentlich auch regelmäßig nachgucken, ob den Archiv gerade verblasst. Das geht nicht automatisiert, da kannst du schön jede Seite (oder Stichproben) händisch angucken. Wenn’s dann zu sehr verblasst ist, kannst du auch keine neue Kopie machen. Auch hier kann vielleicht die Redundanz helfen, wenn die zufällig langsamer verblasst.

Es gilt wie so oft: Jeder hat Verständnis dafür, dass dein Papier-Archiv nach 80 Jahren nicht mehr so dolle ist. Bei IT versteht das keiner.

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Das kommt drauf an. Es gibt auch in der Praxis dafür Lösungen. Habe mal einen Vortrag eines Mitarbeiters des DA NRW gehört. Digitales Archiv NRW | LVR ziemlich professionell da.

Es ist ja nicht so, dass es keine Archivierungssoftware gäbe und das nicht gemacht würde. Die Digitalisierung hat da schon von Jahrzehnten angefangen. Aber diese Systeme, die die Daten verwalten, sind nicht kompatibel und die Daten können daher nicht so einfach verschoben werden. Technisch möglich ist eine digitale Archivierung, aber die Voraussetzungen dafür fehlen, daher ist das Papierarchiv leider immer noch unerlässlich. Was man bräucht, um die Größe der Problems zu verdeutlichen:

  1. Kein Windows, keine Officeprodukte, sondern nur eigens entwickelte Softwareprogramme. Betriebssystem und alle Programme (Textverarbeitung, Tabellekalkulation, Präsentationen, Zeichenprogramme, usw.). Nur wenn man das selber in der Hand hat, kann man sicher sein, dass eine Kompatibilität gegeben ist und man den Quellcode mit archivieren kann.
  2. Das Betriebssystem muss so gestaltet sein, dass es auch in 100 Jahren noch läuft…
  3. Bei einem Software-Update muss gesichert sein, dass kein einziges Dokument verändert wird. Heißt es wird eine automatisierte Lösung benötigt, die dies für jede einzelne Datei überprüft und das sind richtig viele Daten.
  4. Man muss sicherstellen, dass man das, was man in dem Archiv sucht, auch findet. Hört sich trivial an, ist es aber nicht. Hat vermutlich jeder schon mal festgestellt, wenn er die eine Seite plötzlich nicht mehr wiederfindet.

Also das Ding erscheint relativ einfach, ist aber, wenn man in die Details geht, richtig groß. Das wird ja auch nicht nur aus Bürokratie und Spaß daran gemacht, sondern weil aktuell niemand Daten mit System im großen Stil digital so speichern kann, dass sie in 100 oder 1000 Jahren noch garantiert lesbar sind. Wichtig ist dabei, die Sicherheit. Privatgebrauch ist nicht ausreichend! Ein „Ja normalerweise müsste ich Ihre Geburtsurkunde/Ihren Grundbucheintrag/Ihr wasauchimmer mit der neuen Softwareversion einlesen können“ möchte niemand von einem Sachbearbeiter hören.

Die Speicherung von digitalen Daten alleine ist nicht trivial, aber lösbar, siehe das DA NRW. Das funktioniert ja auch an anderen Stellen. Aber das alleine reicht nicht. Die Herausforderung ist zu garantieren, dass die Daten auch in Jahrzehnten noch verwendet werden können.

Noch ein Hinweis: Ich bin kein Archivar, sondern ein Leidtragender der gesetzlichen Vorgaben. Diese erfordern zwingend eine Speicherung in analoger Form. Unabhängig davon wird natürlich ein digitales Archiv geführt. Im Zweifelsfall wird jedoch die Unterlage aus dem Archiv geholt und ist gegenüber der digitalen vorrangig.

Genau das ist auch Bestandteil der Aufgabe zB des DA NRW. Die haben das Problem (das du sehr zutreffend beschrieben hast) schon auch verstanden :wink:

Wer ist „man selber“?

Und warum nicht Windows und Office?
Weil die nicht abwärtskompatibel bis Version 1.0 sind?
Oder weil du den Quellcode nicht hast?

Das Betriebssystem ist nicht das Problem. Auch wenn keine 100 Jahre alt: DOS wurde immer noch problemlos laufen, genauso wie Windows 3.11

Das Problem ist es heute noch Hardware zu bekommen.

Das ist eine erfüllbar Bedingung. Meine alten Word-Dokumente kann ich auch mit Office 356 oder wie die aktuelle gerade heißt unverändert öffnen. Problematisch ist es bei free-Office Anbietern, weil Word nicht offen ist, aber die Dokumente aus den free-Office Anwendungen sind ebenfalls abwärtskompatibel und werden unverändert geöffnet.

Auch das ist ein lösbares Problem, kann man theoretisch 1:1 aus den Papierakten kopieren das System. Schlimmer wird es, wenn jemand die A4 Seite oder den Ordner den du gerade suchst aus dem Archiv geholt hat und nicht weis wo es ist. Da hilft dir das beste System nicht.

Unterhalte dich mal mit Ahnenforschern oder allgemein Historikern über die Sicherheit bei Papier.
Stichworte: Kirchenbrand, Krieg u.s.w. da ist nichts mit 1000 Jahren Sicherheit.

Bei einer schnellen Suche nach Archivzerstörung bin ich auch über einen Bericht aus Hamburg gestoßen wo sich Historiker beschwert hatten, das Geburts- und Sterbeurkunden aus dem 3. Reich vernichtet wurden, angeblich wegen Platzmangel im Archiv.

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Sie bieten auf Ihrer Homepage aber auch keine Lösung dafür an.

Da kann ich nur müde schmunzeln. Ich habe vor über 20 Jahren mal versucht ein DOS Computerspiel nochmal zu spielen. Ja, das ging, aber nur indem ich die autoexe.bat und config.sys editiert hatte.

D. h. Du bist davon überzeugt, dass es in 100 Jahren noch ein Word geben wird?

Ich empfinde die Diskussion inzwischen mühsam. Eine digitale Archivierung ist gesetzlich nicht zulässig und ist aus meiner Sicht momentan auch gut begründet. Denn wie sieht die IT-Infrastruktur in 100 Jahren aus? Gibt es da überhaupt noch normale PCs? Ich möcht nicht, dass sich eine Behörde darauf verlässt, dass es ein Office 2122 gibt, dass die aktuellen Worddateien noch lesen kann. Nicht unwahrscheinlich, dass es dann Quantenrechner im Einsatz üblich sind und damit gibt es nicht einmal Bits, sondern nur noch QBits. Oder es gibt integriert optische PCs, dann sieht die Welt auch ganz anders aus. Das Papier wird man noch lesen können, wenn es richtig gelagert wurde. Ja das sind keine 100%, aber die Daten kann man nur dann lesen wenn sie richtig gelagert wurden, die Hardware noch da ist, die Software usw. Da sind einfach zu viele wenns.

Also zu der Lesbarkeit von Datenträgern: Du darfst halt nicht so passiv denken, wie bei einem herkömmlichen Archiv, wo du die Akten in einem tiefen Loch verscharrst und hoffst, dass du die Daten nie wieder benötigst. Ein einfacher Mikro/Mini-Computer wie ein rpi reicht aus, um die Daten kontinuierlich zu überprüfen. Tritt ein Fehler auf, wird die Festplatte ausgetauscht.
Grade ein elektronisches Archiv hat große Vorteile:

  1. Platz
    Es braucht weniger Platz. Hab grade heute ein Dutzend Kartons von Akten ins Archiv verfrachtet (Papier). Nimmt nen halben Schrank an Platz weg. Elektronisch reicht da eine HDD für.
  2. Redundanz
    Die Akten können extrem einfach an mehreren Standorten gelagert werden, nehmen ja nicht viel Platz weg und können elektronisch einfach verfielfälltigt werden.
  3. Auffindbarkeit
    Schonmal ne Akte im Archiv gesucht? Selbst mit guten Ablagesystem kann das einige Zeit in Anspruch nehmen. Elektronisch geht das sehr schnell. Und wenn eine Akte mal falsch abgelegt wurde? Elektronisch kannst du auch mit Document-Retrievel Technicken das Dokument versuchen automatisch zu suchen.
  4. Kosten
    Ein nicht zu unterschätzender Fakt sind die Kosten für ein Archiv. Allein das Papier in einem größeren Archiv kostet mehrere 10.000€. Hinzu kommen Druckkosten und Lagerkosten. Bei einem elektronischen Archiv hast du im „offline“-Backup: einen Mikro-Computer zum Überwachen der Datenträger, die Datenträger und die Stromkosten und ein kleines Räumchen. Wesentlich billiger. Bei einem online-Archiv brauchst du evebtuell etwas bessere Hardware, um die Anfragen bearbeiten zu können. Aber dies ist nicht zu vergleichen, mit einem papier-Archiv. Da kannst du auch keine Millionen Anfragen die Sekunde abrufen.

Einziges Problem: Unterschrift. Die elektronische Unterschrift wird heutzutage nur selten verwendet. Handunterschriebene Unterlagen können eigentlich nicht elektronisch archiviert werden. Soweit ich weiß hat das Dokument nicht die selbe Rechtswirksamkeit.

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Ja, das war aber auch schon so, als DOS state off the art war.
Je nach Spiel, hat man die beiden umgeschrieben.

Heißt du willst auf meine Argumente nicht eingehen?

Ja ist sie, denn alles was man an Gegenargumenten bringt wird von dir konsequent ignoriert.

Ich hab irgendwann mal eine Reportage über ein Nationalarchiv gesehen, ja Deutschland…
Da ging es aber um Wissen und Geschichte, nicht um Geschäftsunterlagen (10 Jahre Archivierung) da würde Microfilm in speziellen Tonnen in Stollen eingelagert. Da war die Hoffnung der Beteiligten, dass das lange (mehrere 100 Jahre).

Während du hier de Facto den Standpunkt vertrittst, das DA schon für normales Archiv (3-10 Jahre) schon technisch absolut unmöglich zu sein hat, nur weil der Gesetzgeber noch nicht drüber nachgedacht hat.

Mir ist das schon klar. Das elektronische Archiv hat jede Menge Vorteile, nur ist es nicht rechtssicher. Deshalb gibt es zusätzlich zu dem elektronischen Archiv auch noch das mit Papier (und Mikrofilm).

Zur Wiederholung: Ich arbeite in einem großen Unternehmen und aufgrund der Vorgabe, dass wir Daten unbegrenzt und rechtssicher archivieren müssen, haben wir ein Papierarchiv. Nur deshalb, denn elektronische Datenspeicherung ist bisher auf Dauer nicht rechtssicher, zumindest nicht im großen Stil. Wir sind nicht das einzige Unternehmen, das davon betroffen ist, da gibt es noch mehrere und zwar keine kleinen Unternehmen.

Das ist eine Tatsachenbericht. Gegen diesen Tatsachenbericht argumentierst Du, lieber @Olaf.K. Da gibt es nichts zu diskutieren. Ich habe versucht, Dir die Hintergründe etwas näher zu bringen, warum das so ist, aber Du gehst nicht auf meine Argumente ein, sondern argumentierst hier gegen die von mir vorgebrachten Tatsachen. Nur weil Du diese nicht nachvollziehen kannst, ist es trotzdem so. Das soll übrigens kein Vorwurf sein, das ist schwer zu akzeptieren, da man als normaler Mensch nicht das Problem hat seine Daten unbegrenzt rechtssicher zu lagern. Hab ich auch lange Zeit dran zu knabbern gehabt. Ich will auch hier an dieser Stelle nochmal anfügen, dass ich kein Jurist und kein Archivar bin und kein Experte auf diesem Thema bin. Müsste sich ein Jurist evtl. mal dazu äußern.

Ja für „normale“ Geschäftsunterlagen mit 10 Jahren Archivierungszeit hast Du kein Problem. Der Antrag für ein Windrad wird jedoch deutlich länger verfügbar sein müssen. Als Beispiel: Wir haben auch über 100 Jahre alte Dokumente in unserem Archiv.

Du hast nur ein Argument: angebliche Haltbarkeit/Lesbarkeit

Rechtssicherheit ist schon die Frage, da man sich dazu erstmal durch die Gesetze arbeiten müsste die dazu gelten. Da enthalte ich mich dann auch schon wieder.

Da steht nichts davon, dass irgendwelche Geschäftsunterlagen „unbegrenzt“ zu archivieren seien.

Die werden eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren haben.

Ich hab gerade bei der Recherche festgestellt, dass Archivierung gar nichts mit den Aufbewahrungsfristen zu tun hat :wink:

Und „d“ für dauerhaft ist in öffentlichen Verwaltungen nur noch für Sonderfälle vorgesehen wenn die Verwaltung kein Archiv betreibt und mit keinem Archiv zusammen arbeitet.

„Existiert ein fachlich kompetent besetztes Archiv14 und verfährt dieses ent-
sprechend den vorgenannten Verfahren zur Überprüfung der Archivwürdig-
keit des Schriftgutes, bedarf es angesichts der vorgeschriebenen maxima-
len 30-Jahresfrist zur Anbietung an die Archive der Aufbewahrungsfrist „d“
grundsätzlich nicht mehr.“

(Bereits von 2006)

Und hier noch ein Anbieter eines digitalen Archivs mit expliziter Erklärung dass und wie es rechtssicher gemacht wird.

https://kmds.eu/rechtssicherheit-in-der-dokumenten-und-informations-logistik/

Also du hast insgesamt nur 2 Argumente für dein Papierarchiv:

  • die angebliche Haltbarkeit (Kölner Stadtarchiv lässt grüßen)
  • die Rechtsvorschriften

Die Haltbarkeit ist von den Lagerungsbedingungen abhängig und setzt vorraus, das kein Unglück geschieht. Ich denke mal das Gleiche gilt für digitale Dokumente auf rotationslosen Speichermedien, ohne Unglück dürften die sogar noch einfacher zu schützen sein als Papier.

Die Rechtsvorschriften: nun da belegt der Link zu Kofax, das diese erfüllbar sind, das Argument ist also hinfällig.

Es muss in irgendeiner Form ein Backup geben, das auch mit einer Sache wie dieser klar kommt, sonst war’s das halt alles mit Digitalisierung.

Ich habe Informatik und nicht Juristik studiert, daher kann ich nur zu den technischen Dingen was sagen. Zu allem jurischtischen Dingen kann ich nur soviel sagen, Gesetze kann man ändern. Das ist jedenfalls kein generelles Problem. Unsere Politiker sind halt nur von vorgestern.

Ich versteh nicht, was da das Problem ist? 100 Jahre Speicherung von Daten ist es jedenfallst nicht. Allgemein solltest du keine Word-Dateien archivieren. Office wurde zur Bearbeitung und nicht zur Speicherung, etc. von Dokumenten entwickelt. Und archivierte Dokumete solltest du nicht mehr bearbeiten wollen.
Im Allgemeinen muss sich darum aber die Archivadministration kümmern, welche Dateitypen akzeptiert werden. Und bei diesen muss die Archivadministration auch sicherstellen, dass diese geöffnet werden können. Dafür bieten sich „freie“ Standards an, für alles was du Drucken kannst PDF( ist bereits standart). Z.B.:
Text: PDF
Bilder: PDF, jpg, png, webp, avif
Ton: wav,vorbis,opus,mp3
Video: h.264,vp9,vp8,av1, etc.
Binärdateien: bin (hierfür ist der Archivierende selbst zuständig)

Dass die auch in 100 Jahren noch geöffnet werden können, ist möglich weil die Codecs öffentlich bekannt sind. Die Archivadministration muss von Zeit zu Zeit überprüfen, ob die Formate noch gültig sind, und wenn nicht entsprechend die Daten konvertieren, oder sicherstellen, dass eigene Software existiert. Auch in 100 Jahren werden wir noch PDF öffnen können, wenn wir denn wollen.
Ob wir allerdings das gedruckte Dokument dann noch lesen können, oder es überhaupt existiert, steht auf einem anderen Blatt… welches wir vielleicht auch nicht mehr lesen können :cry:

Oder anders gesagt, da sich dieser Thread explizit auf LdN301 bezieht:
In diesem Fall haben wir mangelhafte Digitalisierung nicht, weil der Staat sich nicht digitalisiert, sondern weil er es seiner Gesellschaft nicht erlaubt.

Hallo Florian,

ich kann dir in diesem Punkt nur zustimmen. Da ich im Anlagenbau und -betrieb von Chemischen Anlagen zu Hause bin, kann ich berichten, dass fast alles auf Papier, mit Unterschrift und Stempel archiviert werden muss. Das gilt in allen Ländern wo ich mich auskennen (D, NL, BE, PL, RU).
Das Archivieren gilt auch nicht nur für Behörden, sondern die Versicherungen und Berufsgenossenschaften verlangen dieses Vorgehen.

Von einem Freund der in der Forschung von Medikamenten arbeitet, weiß ich, dass auch dort alles auf Papier archiviert werden muss.

Dito. Kurz gesagt, wir beide reden über Dinge von denen wir keine wirkliche Ahnung haben ;). Deshalb gehe ich auch auf Deine Argumente nicht ein.

Und was machst Du, wenn Du feststellst, dass Deine Unterlage einen Fehler enthält oder sie nicht mehr gültig ist?
Sinnvoller ist es da, dass man

  1. Eine pdf-Datei hat (evtl. sogar digital unterschrieben)
  2. Die zu grunde liegende Word-Datei und
  3. Die Papierversion im Archiv.

Das ist richtig. Aber die Frage ist auch, ist das gerechtfertigt oder nicht? Wenn die Unterlagen wichtig genug sind, bin ich der Meinung, dass diese nicht nur elektronisch gespeichert werden sollten. Ob das bei Windrädern gerechtfertigt ist, ist eine andere Frage.

Du scheinst sie nichtmal zu lesen …

Immerhin habe ich dir ja eine Seite verlinkt, die digital und rechtssicheres Archiv anbietet.

Aber naja, so wird wohl auch hier die Digitalisierung verschlafen wie bei allem anderen auch.

Du versteckst dich jetzt hinter deiner Unkenntnis und verweigerst die Diskussion die du selbst angestoßen hast.

Ein PDF-Dokument kannst du genau so bearbeiten wie ein Ausdruck auch, dafür benötigst du keinen Ausdruck. Im Ernstfall könntest du das Dokument sogar ausdrucken und dann bearbeiten o.O. Daher brauchen wir den Ausdruck nicht mehr. Ob du darüber hinaus die Word-Dateien speicherst, ist deine Sache.

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Ich habe mich sehr bemüht auf Deine Argumente einzugehen, aber das ist nicht so einfach. Dazu gucken wir uns mal kurz Deine erste Antwort an:

Du weißt nicht, dass Papier in einem ordentlichem Archiv selbstverständlich bei passenden Bedingungen gelagert wird. Gibt auch CO2-Löscher und keine Sprinkleranlage.

Hier fühlte ich mich zum ersten Mal angegriffen. Der Kommentar hat zudem gezeigt, dass Du Dir über die Herausforderungen bei der Archivierung in keinster Weise bewußt bist.

Weil Du Deinen Impfausweis nicht lesen kannst, kann das mit einem Papierarchiv nicht funktionieren? Was ist denn das für eine Argumentationskette?

Zusammenfassung: Du argumentierst aus einer Position des Unwissens heraus, was erstmal OK ist. Aber Du fragst nicht interessiert nach, sondern Du greifst mich an mit Argumenten, die in Deinem Alltag OK bis hin zu Argumenten die aus meiner Sicht populistisch sind (Impfpass). Das machen wie gesagt tausende von Personen und der Großteil davon findet das zwar doof, aber auch notwendig. Wenn Du eine ernstzunehmende Lösung hast, wie man die IT Infrastruktur auf Hard- und Softwareseite in 100 Jahren berücksichtigen kann, melde Dich einfach bei den Ministerien und werde reich.

Wir haben meistens „normale“ pdf-Dateien. Diese können selbstverständlich bearbeitet werden. In einem rein digitalen Archiv würde man aber auch digital unterschriebene pdf-Dateien verwenden, die nach der Unterschrift nicht mehr verändert werden können sollten. Ob man Revisionen in eine pdf-Datei speichern kann, weiß ich nicht.
Der Ausdruck kann nicht so ohne weiteres verändert werden. Die Unterlagen sind von mehreren Personen geprüft worden und die Vollständigkeit muss bei Archivierung per Unterschrift bestätigt werden. Man kann Unterlagen selbstverständlich wieder aus dem Archiv entnehmen und bei dieser Gelegenheit könnte man diese natürlich auch verändern. Aber ersten wird die Entnahme protokolliert und die Unterlage wird auch jedes Mal auf Vollständigkeit überprüft. Es können also nur Seiten ausgetauscht werden, keine hinzugefügt werden. Gerade bei älteren Unterlagen wird es auch schwierig gleich gealtertes Papier zu bekommen. Aber unmöglich ist das nicht.
Wir haben im allgemeinen noch die Word-Datei, da hier die Bearbeitung einfacher ist, insbesondere, wenn es größere Arbeiten gibt.

Also ich habe geschrieben, dass man bei den Zeiträumen entsprechende Lagerbedingungen für Papier braucht um die Haltbarkeit zu gewährleisten…

Du widersprichst dass in ordentlichen Archiven selbstverständlich passende Bedingungen herrschen.

Zurück zum öffentlichen Sektor: da hat jede Verwaltung eine Registratur mit Aufbewahrungsfristen (Naharchiv) spätestens mit Ablauf der Frist müssen die Unterlagen dem Archiv angeboten werden (Stadt-/ Landesarchiv)

Das Naharchiv wiederum besteht bei den meisten Verwaltungen aus einem abgeschlossenen Raum, der vielleicht noch einen CO2 statt Pulverlöscher enthält.

Da ist nichts mit speziellen Bedingungen und wenn’s in der Verwaltung brennt dann ist das Archiv guter Brennstoff.

Ich bin kein Archivar. Du nach eigener Aussage auch nicht.

Es war ein Beispiel dafür, dass Papier und Handschrift nicht zwingend die Lesbarkeit über Jahrhunderte garantieren so wie du es die ganze Zeit propagiert.

https://kmds.eu/rechtssicherheit-in-der-dokumenten-und-informations-logistik/

Wenn etwas im Archiv ist, sollte sichergestellt sein, dass auch Fehler archiviert bleiben!
Gerade wichtig bei Rechtsstreitigkeiten.

Bei Korrekturbedarf muss die Sache korrigiert und ebenfalls archiviert werden, möglichst in Bezug zum Früheren und nachvollziehbar.

Das lässt sich auch in Dokumenten hinterlegen und bei wichtigen Angelegenheiten sehr einfach redundant und dezentral.
Papier kann beseitigt oder unwiderruflich beschädigt werden und weil es einfacher ist, sind dann andere Daten ebenfalls betroffen.

Das gilt auch für Digitales, jedoch ist die zwingende Redundanz hier deutlich einfacher und günstiger.

Mehrere Jahrzehnte machen dann auch nur Sinn, wenn die Änderungen auf allen Ebenen nachvollziehbar verfügbar sind, auch über die gesetzlichen Rahmenbedingungen etc.

Digitale Unterschriften machen auch nur Sinn, wenn ich mir sicher sein kann, dass sie wirklich vom dokumentierten Unterzeichner stammt.
Dazu bedarf es eines extra Archivs.
Die digitale Unterschrift ist dann allerdings sicherer zuzuordnen, als es ein Gekrakel auf Papier ist. Könnte schließlich auch draufkopiert und ausgedruckt sein.
Ja, die Unterschrift könnte bei bekanntem Passwort auch von Fremden erstellt werden.
Da könnte ein weiteres Register notwendig sein, welches die Unterzeichner:innen der Dokumente festhält.